Administratie digitaliseren: 9 voordelen voor jouw bedrijf

Administratie is voor het ene bedrijf een kerntaak, voor een andere een bijzaak. Hoe dan ook heb je altijd met verschillende activiteiten te maken. Denk aan het verwerken van klantgegevens, salarisadministratie, belastingverwerking, archivering, offertes, projectbeschrijvingen, planning en agenda’s, inkomende/ uitgaande betalingen, correspondentie en andere vormen van boekhouding.

Veel bedrijven werken met een combinatie van systemen om deze activiteiten uit te voeren. Mogelijk komt daar ook nog papierwerk bij kijken. Dat is niet meer van deze tijd. Tijd dus om na te denken over hoe je jouw organisatie toekomstbestendig maakt.

Het is vaak moeilijk voor te stellen dat wat je doet veel sneller en beter kan. Wanneer je administratie functioneel is, betekent dat echter nog niet dat je effectief bezig bent. Als je het al jaren op dezelfde manier doet, betekent dat ook dat je al jaren stil staat. Het is dus altijd verstandig om vraagtekens te zetten bij wat je normaal vindt.

Om je te helpen bij het zoeken naar verbeterpunten, kun je nagaan of je jezelf in een of meerdere van de volgende situaties herkent.

Als een van bovenstaande situaties op jou van toepassing is, betekent dat in principe dat je winst kunt behalen door te digitaliseren. Zijn het er meerdere, dan is die potentie alleen maar groter. Stel je voor dat je alle werkuren zou besparen die werknemers steken in bovenstaande situaties. Wat zou jou dat opleveren aan het einde van de maand?

Om te laten zien wat digitalisering concreet kan opleveren, geven we je graag het voorbeeld van Walker Fire. Walker Fire is een internationaal bedrijf dat brandveiligheidsinspecties uitvoert op locatie. Voorheen werden inspecteurs op pad gestuurd met papieren formulieren waarmee ze alle aspecten rondom brandveiligheid in een gebouw konden nalopen. Deze formulieren werden mee teruggenomen naar kantoor en daar door administratief personeel verwerkt.

Met de introductie van een maatwerk bedrijfsapplicatie is dit proces volledig gedigitaliseerd. De inspecteurs verwerken hun administratie nu direct online in een app en plaatsen ook direct bestellingen wanneer nodig. Met de applicatie is dubbel werk weggehaald en zijn meerdere menselijke handelingen vervangen, waardoor Walker Fire veel tijd én kosten bespaart. De investering in digitalisering verdient Walker Fire zo in de kortste keren terug.

Digitale administratie biedt vele voordelen om het hele proces sneller en foutloos te laten verlopen. We zetten de grootste voordelen en tips voor je op een rij.

Zoals hierboven in het voorbeeld van Walker Fire al werd geschetst, is het grootste voordeel van digitalisering dat tijdrovende activiteiten worden vervangen door geautomatiseerde processen. Dit betekent dat mensenwerk uit handen wordt genomen en informatie direct digitaal verwerkt wordt. Ook is het makkelijker informatie terug te vinden en te filteren. Hierdoor bespaar je op administratief personeel, of hebben meer werknemers meer tijd om zich te richten op hun kerntaken.

Een ander goed voorbeeld hiervan is de case van Visser Contactlenzen. Dankzij een maatwerk webapplicatie zijn de werknemers van Visser Contactlenzen minder tijd kwijt aan administratie tijdens een cliëntconsult. Hierdoor ligt de focus op het echte werk en kunnen er meer consulten per dag worden afgerond.

Het voordeel van een maatwerk applicatie is dat automatisering en tijdsbesparing kan worden doorgetrokken naar de koppeling van bestaande systemen. Vaak zijn verschillende digitale systemen te verbinden met een API-koppeling. Met een API-koppeling wordt informatie automatisch uitgewisseld en hoeven gegevens niet handmatig van het ene systeem in het andere systeem ingevoerd te worden. Denk aan een klantbestand dat gekoppeld wordt aan een offertesysteem, waardoor klantgegevens automatisch boven een offerte worden gezet.

De app van Walker Fire hebben we middels een zelfontworpen API gekoppeld aan een beheersysteem waarin opdrachten worden uitgezet. Wanneer een administratieve medewerker een opdracht uitzet in dit systeem, wordt via de koppeling de opdracht automatisch ingeladen op de app. Dit gebeurt direct, waardoor de laatste informatie voor de inspecteurs op elk systeem actueel is.

Het volledig verbannen van papier op de werkplek is vooralsnog een utopie. Dat betekent niet dat je geen 100% digitale administratie kunt bijhouden. Moderne administratiesoftware beschikt vaak over een scanfunctie waarmee je snel en eenvoudig papieren documenten kunt scannen en digitaliseren. Dat kan tegenwoordig ook simpel met de smartphone. Er zijn daarbij ook steeds meer betrouwbare mogelijkheden om gegevens uit scans en documenten (zoals CV’s) te extraheren en digitaal op te slaan in het gewenste formaat.

Wat als je met een klik op de knop je gegevens in tabelformaat kon weergeven? Of wat als je met een klik op de knop je meest winstgevende klanten van die maand op een rij zet?
Wanneer je al je gegevens digitaal verwerkt, kun je deze op allerlei manieren weergeven. Dit helpt je jouw data beter te begrijpen en zorgt ervoor dat je beter zicht hebt op trends, risico’s en resultaten in het algemeen.

Een goed voorbeeld waarbij digitalisering heeft geholpen bij de interpretatie van gegevens, is de applicatie ChemRADE. ChemRADE® helpt bedrijven veiliger om te gaan met gevaarlijke stoffen. Op basis van ingevoerde data berekent de applicatie mogelijke risico’s en toont duidelijk waar deze zitten.

Het voordeel van digitaal werken is dat fouten automatisch worden opgemerkt. Je kunt eisen stellen aan je data zodat altijd een bepaald format wordt gebruikt. Daardoor stroomlijn je bovendien werkprocessen in je organisatie, want iedereen verwerkt informatie op dezelfde manier. Wanneer gegevens ‘fout’ zijn of ontbreken, krijgen werknemers een foutmelding en moeten ze de fout corrigeren voordat ze verder kunnen. Dit verkleint de kans op (kostbare) fouten aanzienlijk.

Met het instellen van meldingen kun je data laten spreken, bijvoorbeeld met een waarschuwing wanneer een budget bijna is bereikt. Of een melding dat de betaaltermijn van een openstaande rekening is verlopen. Met automatische controles hoef je zelf minder op te letten.

Het digitaliseren van administratie schept mogelijk ook voordelen voor klanten. Met het stroomlijnen van informatie voorzie je klanten sneller van informatie, producten en diensten. Ook kun je klanten de macht geven zelf keuzes en aanpassingen te maken binnen de kaders die je stelt. Denk aan de mogelijkheid voor klanten om zelf een afspraak in te plannen in een agenda met beschikbare datums. Met innovaties als deze automatiseer je processen waarbij eerder de aandacht van een werknemer vereist was.

Een voorbeeld van hoe digitalisering dienstverlening kan verbeteren, is het dashboard van hostingpartij Rootnet. Hierop kunnen klanten inloggen en zelf gegevens aanpassen rondom hun domeinbeheer.

Digitalisering gaat vaak samen met online administratie. Door je administratie online in de cloud te brengen, kun je altijd en overal bij je dossiers en andere gegevens. Dit versoepelt de samenwerking tussen teams en vestigingen. Daarnaast maakt het thuiswerken en werken op locatie makkelijker.

Taakverdeling binnen administratie verloopt vaak mondeling of met losse systemen. Dit is foutgevoelig. Door te digitaliseren kun je de taakverdeling opnemen binnen je administratiesysteem. Met het koppelen van een naam is het altijd duidelijk bij wie de taak ligt. Doordat het takensysteem is geïntegreerd in je administratie, kun je in de meeste gevallen ook makkelijker informatie verwerken en verwijzen naar bepaalde gegevens. In de webapplicatie van Visser Contactlenzen is het takensysteem een belangrijk onderdeel.

Veiligheid is niet vanzelfsprekend met digitalisering. Het digitale werken brengt risico’s met zich mee, maar met voldoende aandacht kun je jouw databeheer juist veiliger maken dan ooit. Wanneer al je administratie binnen één systeem wordt verwerkt, betekent dat dat er geen losse papieren of computerbestanden in verkeerde handen kunnen eindigen. Het inlogproces kan daarnaast met twee-factor-authenticatie veiliger worden gemaakt.

Met het instellen van rechten en gebruikersrollen scherm je informatie en functies af van onbevoegden. Zo hoef je niet meer uit te gaan van de betrouwbaarheid van een werknemer bij het voorkomen van misbruik. Dit heeft als bijkomend voordeel dat werknemers niet worden afgeleid door dingen die niet relevant zijn voor hen.

Wil je een digitale administratie opzetten? Dan is het tijd om je situatie in kaart te brengen. Ga bij jezelf na welke onderdelen van je administratie veel tijd kosten en waar de pijnpunten zitten. Dit helpt je in de zoektocht naar een oplossing die voor jou het verschil gaat maken. En wees niet bang dat je te klein bent als bedrijf, ook mkb’s kunnen profiteren van digitalisering en innovatie.

Tegenwoordig zijn er veel mogelijkheden om de administratie te verplaatsen naar digitale omgevingen. Denk aan het implementeren van een ERP-systeem. Met het afnemen van een licentie kun je vrijwel direct aan de slag. Doordat je de ontwikkelkosten deelt met alle andere afnemers, zijn de kosten zeker op korte termijn te overzien. Doordat je ‘een’ van de afnemers bent kun je echter niet veel flexibiliteit verwachten. Je moet het doen met wat je krijgt en hebt vaak een beperkte invloed op de toekomst van het systeem.

Een andere optie is het laten maken van een webapplicatie door een ontwikkelpartij. Hierbij laat je software ontwikkelen die specifiek is ontwikkeld voor jouw bedrijf, net zoals de besproken cases uit dit blog. Dit betreft vaak een grotere investering dan het afnemen van een ERP-systeem, maar biedt je wel de mogelijkheid om je administratie optimaal te digitaliseren.

Op de lange termijn zijn hier veel voordelen uit te halen, zo blijkt ook uit de cases van Walker Fire en Visser Contactlenzen. Deze partijen hebben de grote stap durven nemen om te digitaliseren en hun werkwijzen om te gooien. Het is een intensief proces, maar daar plukken ze nu de financiële vruchten van. Met beide partijen blijven we samenwerken om hun systemen te doorontwikkelen.

De groei van AI zorgt ook voor mogelijkheden om generieke werkzaamheden te digitaliseren. Zo kun je o.a. het notuleren van meetings automatiseren met AI. Het opent een nieuwe wereld van digitale mogelijkheden.