Slim investeren in digitalisering? BHIC laat zien hoe je begint

Als je aan de start staat van een nieuw digitaal project, denk je vaak dat het pad al vastligt. Je weet wat er moet komen, de wensen staan op papier, en het voelt logisch om gewoon te beginnen.

Totdat je wél begint en merkt dat het toch complexer is dan gedacht:

Achteraf besef je: dit hadden we beter moeten uitdenken. Niet alleen loopt het budget uit de hand, ook het vertrouwen in het project en het werkplezier van het team lopen een flinke deuk op. En dat is zonde, want met een goede aanpak kun je deze valkuilen voorkomen. En dat is precies wat het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) doet.

Bij Linku werken we daarom met appetite. Dit is onze manier om vooraf én tijdens het project steeds weer scherp te krijgen: wat levert nu de meeste waarde op? Het helpt je om keuzes te maken die passen bij je doelen, je budget en je gebruikers.

Appetite gaat over prioriteit. Over de vraag: waar zet je je tanden in, met de middelen die je hebt? Wat moet nú perfect zijn en wat kan wachten? Door telkens opnieuw te kijken naar impact en effort, voorkom je dat je geld en tijd verliest aan dingen die er minder toe doen.

Het mooie is: appetite is geen strak format, maar een gespreksaanpak. Het sijpelt door in het hele proces. Van strategisch voortraject tot doorontwikkeling. Het helpt je om op elk moment slimme, onderbouwde keuzes te maken. Strategische keuzes die écht waarde toevoegen.

Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) koos bewust voor deze strategische start. BHIC is een archiefinstelling met bijna 40km aan archieven en wordt ook wel gezien als het “geheugen van de provincie Noord-Brabant”. Het doel van BHIC is om deze gearchiveerde historische informatie en beleving inzichtelijk te maken wanneer mensen daar om vragen, snel en betrouwbaar. Gebruikerservaring speelt dus een grote rol.

Met die focus op ervaring wilde BHIC eerst hun richting en prioriteiten scherp krijgen, nog vóórdat er gebouwd zou worden. In een losstaand traject, zonder dat al vaststond wie de uitvoering zou doen, maar wél met een heldere focus op wat echt belangrijk is. Die keuze maakt hun aanpak tot een krachtig voorbeeld van hoe appetite zorgt dat je investeert in echte waarde.

BHIC scoort een 8,5 op digitale dienstverlening, het hoogste van alle grote archieven in Nederland. Een fantastisch resultaat dat veel zegt over hoe goed ze hun werk doen. Maar BHIC beseft ook: in een snel veranderende digitale wereld is stilstand achteruitgang. Wat vandaag een 8,5 is, is dat over vijf jaar misschien niet meer als verwachtingen van gebruikers veranderen. Juist omdat ze zo goed zijn, kijken ze nu kritisch vooruit naar hun website. Wat kan beter? Wat moet blijven werken? En hoe zorgen we dat die 8,5 óók over vijf jaar nog terecht is? Ze zagen het risico van stilstand.

En dus ging ik in gesprek met de juiste mensen aan tafel: Christian, Hoofd Publieksdiensten bij BHIC, en Ninke, webmaster bij BHIC. Zij kennen de organisatie, de huidige website én de gebruiker van binnenuit. Samen nemen ze het voortouw in het traject, met als doel: een scherp en gedragen fundament, voordat de zoektocht naar een passende digitale partner wordt gestart.

Mijn rol als UX-strateeg is hen daarbij te begeleiden. Niet door het antwoord te geven, maar door het strategische proces zo te faciliteren dat de keuzes die gemaakt worden echt gedragen én onderbouwd zijn met inzichten. Het stellen van de juiste vragen staat daarin centraal.

Het traject kent twee duidelijke fases:

De appetite-sessie vormt de verbinding tussen deze fases: een cruciaal moment waarop we samen besluiten waar de meeste waarde zit. Wat pakken we als eerste aan? Wat kan wachten? En wat doen we (voor nu) bewust niet? Die keuzes maken we niet op onderbuikgevoel, maar op basis van inzichten in Impact (hoeveel waarde levert het op?) en Effort (hoeveel moeite kost het?).

Daarbij helpen we – door de juiste vragen te stellen, ruimte te geven aan verschillende perspectieven, en samen te zoeken naar wat er echt toe doet voor de gebruiker en de organisatie. Zo geven we richting aan een project, nog voordat de uitvoering start. Dat fundament is belangrijk, want te vaak vliegen projecten uit de bocht doordat die eerste fase te vluchtig is geweest. Omdat niemand durfde te zeggen: “Laten we even stilstaan. Niet omdat we willen vertragen, maar om straks écht tempo te maken.”

Tijdens de appetite-sessie brachten we de belangrijkste knelpunten en doelgroepen in kaart. Per probleem keken we naar twee dingen:

Tijdens de sessie voerden we de discussie: welk probleem weegt nu echt het zwaarst voor welke doelgroep? Om dat gesprek te structureren en keuzes tastbaar te maken, werkten we met visuele methoden zoals dot-voting. Zo ontstond een helder, gezamenlijk overzicht van wat nu écht prioriteit verdient, gebaseerd op data en gedeeld inzicht. En net zo belangrijk: wat later kan – of misschien helemaal niet hoeft.

Deze sessies worden begeleid vanuit een partnerschap, niet als adviseur die het antwoord al heeft. Het helpt organisaties de juiste vragen te stellen. Durven zeggen: je kunt alles willen, maar je kunt niet alles tegelijk doen. En ervoor zorgen dat je op een weloverwogen manier keuzes maakt waar je later niet op terug hoeft te komen.

Uit de sessie bleek bijvoorbeeld dat het verbeteren van de zoekervaring een hoge impact heeft voor veel gebruikers. Logisch, want BHIC is voor velen een startpunt in hun zoektocht naar historische informatie. En de wens voor BHIC om online net zo behulpzaam te zijn als offline, vraagt om een zoekfunctie die intuïtief werkt en relevante resultaten biedt. Dit werd een duidelijke prioriteit om in te investeren, een keuze gebaseerd op de verwachte waarde en de strategische doelen van BHIC.

Al deze keuzes komen samen in het PRD (Product Requirements Document): geen wensenlijst, maar een strategisch kompas. Een krachtig 40-pagina tellend document. Het beschrijft:

Misschien blijkt straks dat Linku niet de juiste partij is om dit project te bouwen. En dat is prima. Want als we op deze manier kunnen bijdragen aan een helder fundament, dan is de waarde al geleverd. Zonder die kennis was mogelijk een project gestart waar beide partijen op stuk waren gelopen.

Appetite is geen momentopname, maar een mindset die tijdens het hele project relevant blijft. Ook tijdens ontwerp en bouw blijf je samen afwegen: waar zit nu de meeste waarde? Kies je voor versie 2 van een belangrijk probleem waar je al aan gewerkt hebt? Of start je liever met versie 1 van een nieuw knelpunt dat inmiddels urgenter is geworden?

Door actief mee te denken en te prioriteren, blijf wj steeds opnieuw de vragen stellen: Wat levert nu het meeste op? Waar besteed je je tijd en budget het beste aan? Zo blijft een project in beweging in de juiste richting, gefocust op maximale waardecreatie binnen budget en tijd. Dit sluit aan bij een flexibele werkwijze, waarbij niet alles in één keer af hoeft. Als je samen blijft werken vanuit appetite, zorg je ervoor dat elk onderdeel op het juiste moment de aandacht krijgt die het verdient.

Dit soort trajecten laten zien hoe essentieel het is om te investeren in een strategisch fundament. Digitale projecten kennen helaas talrijke valkuilen. Het resultaat? Vaak pijnlijk budgetverlies. Te vaak zien we projecten die halverwege moeten worden bijgestuurd, waarin functionaliteiten worden gebouwd die weinig waarde toevoegen, of waar teams eindeloos blijven discussiëren omdat de richting ontbreekt.

Dat is niet alleen frustrerend, het is vooral duur.

Een sterke start voorkomt dat. Het draait om samenwerking, inzicht en eerlijke keuzes. Niet meteen bouwen, maar eerst begrijpen wat er écht nodig is.

Dit vraagt om designers die denken vanuit gebruikersbehoeften, developers die begrijpen op welke manier techniek waarde toevoegt, en UX-strategen die de juiste vragen durven te stellen, data interpreteren en complexe vraagstukken helpen ontrafelen en prioriteren.

Het is een manier van werken gebaseerd op vertrouwen, transparantie en vakmanschap. Waarin keuzes niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook haalbaar zijn in tijd, effort en budget.

BHIC demonstreert zo de kracht van een bewuste start: geen omweg, maar een versnelling richting impactvolle digitale vernieuwing, gedragen door helderheid en vertrouwen.