De bus factor – Het risico van beperkte kennisdeling

De bus factor beschrijft het minimale aantal personen in een team dat een project in gevaar brengt wanneer ze ‘onder een bus terechtkomen’. Het gaat dan om personen met essentiële kennis of vaardigheden die alleen zij bezitten. Wanneer deze personen wegvallen, kan het team het verlies niet goed opvangen of er is simpelweg geen team meer over.

De bus factor begint bij 1, wat betekent dat essentiële kennis of vaardigheid binnen een project maar bij één persoon ligt. Dat is natuurlijk de meest risicovolle situatie. Deelt die persoon zijn kennis met iemand, dan stijgt de factor naar 2, delen zij ieder de kennis weer met iemand, dan stijgt de factor naar 4, enzovoorts.

Hoe werkt dat in de praktijk? Een voorbeeld: Nederlanders houden van kaas! Om van melk kaas te maken, zijn er een aantal stappen nodig:

A) Stremsel en startercultuur toevoegen
B) De gestolde eiwitten samenpersen tot ‘kaas’
C) De kaas in een pekelbad leggen voor smaak en textuur
D) De kaas rijpen om de smaak verder te bepalen

Nu voegen we personen toe aan dit proces. Stel in een kaasfabriek werken negen personen aan een uniek kaasje. Van deze 9 personen:

Van de negen personen is het minste aantal bekend met stap C. De bus factor is dus 2, aangezien slechts twee personen weten hoe het pekelbad werkt. Mochten deze twee personen samen onder de bus belanden, dan moet resterende team gaan improviseren. Wie weet lukt het niet meer om het kaasje zo lekker te maken als die was. Helaas pindakaas!

Natuurlijk zorgen niet alleen busongelukken voor het verlies van teamleden. Iemand kan ook wisselen van baan of met welverdiend pensioen gaan. De reden waarom iemand wegvalt, is eigenlijk ook niet relevant voor de bus factor. De bus factor richt zich puur op het risico dat ontstaat wanneer essentiële kennis beperkt beschikbaar is.

De bus factor gaat ook niet alleen over permanente gevolgen. Iemand kan ook tijdelijk wegvallen als gevolg van een ziekte of vakantie. Als bijvoorbeeld de pekelbad-experts uit het voorbeeld samen op vakantie gaan, kan de rest van het team het werk niet goed voortzetten.

De term bus factor heeft geen duidelijke oorsprong. Dit komt mede omdat er verschillende andere benamingen zijn voor het fenomeen, zoals bus number, truck factor, lottery factor en lorry factor. Ook bestaan er verschillende interpretaties van de term bus factor, waarvan sommige niets te maken hebben met de risico’s op kennisverlies.

Wat wel duidelijk is, is waar het gebruik van de term snel is gegroeid; namelijk in software development. In de wereld van development doen zich regelmatig situaties voor waarbij de input (code) van een teamlid onbereikbaar is voor anderen. Dit kan bijvoorbeeld omdat de code:

Dit resulteert in een lage bus factor en hoge risico’s voor de belanghebbenden van een project. Dit zijn typische tijdbommetjes.

Het is niet vreemd dat het de bus factor in de IT is komen bovendrijven. Digitale processen worden steeds belangrijker in de manier waarop bedrijven functioneren. Meer bedrijfskritische werkzaamheden komen bij IT’ers te liggen. Bij gebrek aan overzicht van het management loert een lage bus factor. Mogelijk is het IT-team te klein of krijgen teamleden te veel individuele vrijheid. Daarnaast is het controleren en sturen van IT-werkzaamheden moeilijk voor iemand die een leek is op dat gebied. De IT-afdeling vormt dan al gauw een eilandje binnen een bedrijf. Een vulkanisch eilandje welteverstaan. Wanneer het dan een keer mis gaat, besef je pas hoe afhankelijk een team is van één of enkele personen.

Ondanks de populariteit van de term in development, beperkt de bus factor zich natuurlijk niet tot die branche. In principe heeft elk project dat bouwt op leden met specifieke kennis een bus factor. Denk bijvoorbeeld aan voedselproducenten, machinebouwers, journalisten, politici, wetenschappers, architecten enzovoorts.

Het algemene credo is van de bus factor is: hoe hoger, hoe beter. Dit verdient echter wat nuance. Er zijn namelijk situaties waarbij het ongelimiteerd spreiden van kennis ongewenst of onlogisch is.

Een goed voorbeeld is een bedrijfsgeheim. Denk aan het recept van de Bossche Bollen van Jan de Groot uit Den Bosch. Deze chocoladebollen zijn zeer gewild en worden gezien als de beste die je kunt krijgen. Ik heb er zelf ook graag een middag buikpijn voor over.

Elke dag verkoopt Jan de Groot ruim 1500 bollen. Deze maakt hij voornamelijk zelf, omdat hij boven alles zijn familierecept wil beschermen. Mensen staan nu graag in de rij voor een echte Bossche Bol, maar dat zou snel veranderen wanneer het recept op straat zou liggen en iedere bakker deze overneemt. Jan de Groot heeft dus baat bij een lage bus factor. Naast Jan kennen twee andere personen het recept. Daarmee komt de bus factor op 3. Het recept lijkt zo veilig, maar met wat pech zou deze zomaar verloren kunnen gaan.

Die situatie voorkom je natuurlijk door het recept vast te leggen op papier. In de meeste gevallen gebeurt dat ook in de voedselindustrie. Zelfs het ultrageheime recept van Coca Cola staat op papier. De inhoud van dat recept is op elk moment slechts bij twee Coca-Cola-werknemers bekend. Stikken zij heel toevallig tegelijkertijd in een Pepsi, dan ligt het ruim honderd jaar oude recept als back-up in een zwaar beveiligde kluis in Atlanta.

Uiteindelijk kan het streven naar hoogste bus factor ook ten koste gaan van je effectiviteit. Het delen van kennis en het leren van vaardigheden kost immers tijd en geld. Daarnaast verliezen teamleden individuele focus wanneer ze hun aandacht moeten verdelen over meerdere onderwerpen. Zoek dus een balans tussen risico, investering en effectiviteit.

Hopelijk heb je na het lezen van dit blog een beter beeld van de bus factor en de risico’s van beperkte kennisdeling. Wat ga jij doen om de risico’s te beperken?