De kennisbank die organisaties sneller bij de juiste informatie brengt

Organisaties beschikken doorgaans over grote hoeveelheden documentatie: handleidingen, procedures, technische instructies en website-informatie. Kennis die aanwezig is, maar niet altijd gemakkelijk toegankelijk op het moment dat er een vraag is.

Daarom werken wij aan een kennisbank die informatie uit bestaande bronnen snel en betrouwbaar beschikbaar maakt. In dit artikel schetsen we enkele praktijkcases die duidelijk maken hoe deze aanpak organisaties helpt efficiënter te werken en beter gebruik te maken van hun bestaande kennis.

De start was een probleem bij VDP Beveiligingstechnieken waar monteurs regelmatig vragen hadden en collega’s op kantoor belden om een antwoord te krijgen. Vervolgens moesten die collega’s op kantoor in de documentatie duiken, wat veel tijd kostte. Om dit proces te verbeteren ontwikkelen we een AI-gedreven kennisbank die documentatie toegankelijk maakt via een vraag-en-antwoordinterface. Handleidingen en PDF-documenten worden daarbij opgedeeld in kleinere tekstfragmenten. Wanneer een gebruiker een vraag stelt, analyseert het systeem de vraag op verschillende manieren en zoekt het gericht in deze documentfragmenten naar relevante informatie.

Het systeem combineert meerdere zoekmethoden en rangschikt de gevonden resultaten op relevantie. Vervolgens ontvangt de gebruiker een antwoord met daarbij een duidelijke bronvermelding en een verwijzing naar de exacte plek in de oorspronkelijke handleiding. Belangrijk uitgangspunt is dat het systeem uitsluitend werkt met de aangeleverde documentatie. Het genereert geen informatie buiten deze bronnen en voert geen externe zoekopdrachten uit. Hierdoor blijft de informatie controleerbaar en betrouwbaar.

Tijdens deze eerste toepassing werd al snel duidelijk dat hier meer in zat dan alleen een oplossing voor dit specifieke probleem. De potentie van de aanpak motiveerde ons om verder te kijken. Daarom passen we dezelfde technologie inmiddels ook toe in andere contexten.

Wil je meer weten over deze case? Collega Thomas vertelt erover in zijn talk over vibe coding.

Momenteel testen we het bij een partij binnen de zorgsector, waar de kennisbank fungeert als een slimme zoekmachine op de website. Waar traditionele zoekfuncties vaak een lange lijst met pagina’s tonen, geeft deze oplossing direct een concreet antwoord. De toepassing richt zich op websitebezoekers die snel en zelfstandig informatie willen vinden, zonder te hoeven zoeken door verschillende pagina’s.

Hoewel de technische basis grotendeels overeenkomt met de eerdere implementatie, verschilt de gebruikerservaring. De toepassing richt zich namelijk op websitebezoekers die snel informatie willen vinden, in plaats van medewerkers die documentatie raadplegen.

Op basis van de testfase meten we hoe de oplossing wordt gebruikt en waar deze nog beter kan aansluiten op de praktijk. Van daaruit bouwen we het uit tot een betrouwbare en controleerbare informatievoorziening. Het resultaat: minder druk op klantcontact, sneller geholpen bezoekers en meer grip op de informatie die je als organisatie naar buiten brengt.

Naast documentgebaseerde technologie wordt ook gekeken naar koppelingen met externe systemen. Een voorbeeld hiervan is een toepassing voor een grote afvalverwerker. In deze organisatie krijgen medewerkers regelmatig vragen van inwoners, bijvoorbeeld over inzameldagen of storingen in de planning. Om een volledig antwoord te geven moeten medewerkers vaak meerdere systemen raadplegen.

Door de kennisbank te koppelen aan externe databronnen, zoals routeplanning, meldingen of storingsinformatie, kan relevante context automatisch worden opgehaald zodra een vraag binnenkomt. Hierdoor kan een medewerker sneller een volledig antwoord formuleren.

In de markt bestaan al diverse standaardoplossingen, vaak afkomstig van internationale aanbieders. Deze systemen zijn meestal generiek opgezet en bieden beperkte flexibiliteit. En een groeiende valkuil van AI-tools is dat ze weinig grip bieden op waar informatie vandaan komt. Als organisatie wil je juist controle houden over je kennis en hoe die wordt gebruikt. Daarom bouwen wij met de kennisbank een oplossing waarin jullie eigen systemen en bronnen leidend zijn. Wij verdiepen ons eerst in de specifieke context van de organisatie. De techniek wordt vervolgens onderdeel van het digitale landschap, niet iets wat je erop plaatst. Interfaces kunnen worden aangepast aan bestaande werkprocessen en we zorgen dat alles modulair is opgezet, zodat je flexibel blijft en niet afhankelijk wordt van één leverancier, model of systeem.

Organisaties zoals VDP kiezen met de kennisbank voor een sterke visie op informatiebeheer en -toegankelijkheid. Ook andere branches ontdekken hoe krachtig een AI-kennisbank is als deze is gebouwd rondom een echt probleem. Wij bouwen deze oplossingen stap voor stap verder uit. Met AI, en altijd met visie en grip op de techniek en de praktijk van de klant.