bovenkant van een personeelshandboek

Personeelshandboek

In een personeelshandboek maken werknemers kennis met de interne regels, richtlijnen en/of cultuur van een bedrijf. Benieuwd wat er allemaal in staat? Bekijk het Linku-handboek als voorbeeld!

Waarom een personeelshandboek?

Met een personeelshandboek profiteert je bedrijf van meerdere voordelen rondom je organisatie, je werknemers én potentiële sollicitanten:

  • Nieuwe werknemers Voor nieuwe werknemers is het de perfecte aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst. De eerste werkdagen worden iets makkelijker wanneer je nieuwe collega's kennis laat maken met alle ins en outs van je bedrijf. Als bedrijf realiseer je zo een snellere integratie van nieuwe werknemers.
  • Potentiële werknemers Hoe leuk je vacature ook is, met een leuk personeelshandboek zet je jouw bedrijf beter op de kaart. Door een kijkje te geven in de keuken kan een sollicitant beter inschatten hoe een bedrijf in elkaar steekt. Dit kan de drempel tot het solliciteren aanzienlijk verlagen en geeft de sollicitant veel aangrijpingspunten om een sollicitatie te motiveren.
  • Bestaande werknemers Ook voor de bestaande medewerkers is het een handig naslagwerk waar ze altijd op terug te kunnen vallen. Hoe zat het ook alweer met de reiskostenvergoeding? Ziekteverlof? Even het handboek erbij pakken. Het personeelshandboek dient zo als antwoord op veelgestelde vragen. Handig voor de werknemer en tijdbesparend voor HR!

Met name het voordeel voor potentiële werknemers is verrassend. Doordat we ons personeelshandboek verwerken in onze vacatures, worden deze aandachtiger bekeken. Sollicitanten reageren positief op het handboek. Het helpt ze een beeld en gevoel te vormen bij ons bedrijf, nog voordat enig contact is gelegd. Dat is een groot voordeel.

Personeelshandboek voorbeeld

In ons eigen personeelshandboek vertellen we over onze cultuur, wie we zijn en wat we doen als webbureau. Ook leer je meer over het team, werksfeer, onze klanten en de tools die we gebruiken. Dit maakt het een handig naslagwerk voor iedereen die met ons te maken krijgt.

De focus in ons handboek ligt niet op het stellen van regels, afspraken en arbeidsvoorwaarden. Binnen Linku werken we namelijk vooral met richtlijnen. Als werkgever willen we nieuwe collega’s een indruk geven van de bedrijfscultuur en hoe we dingen aanpakken in ons bedrijf. Ons handboek is dus echt een kijkje in de keuken en geen officieel HR-document. Met het verwerken van onze huisstijl en eigen fotografie proberen we bovendien de branding van ons merk verder te verweven met onze bedrijfscultuur.

Werknemer of geen werknemer, je bent vrij om ons personeelshandboek te bekijken. Hopelijk geeft het je inspiratie voor het creëren van een eigen handboek! Goed om te weten: het betreft een externe versie. We hebben gevoelige informatie en enkele bedrijfsregels in deze versie achterwege gelaten.

Onderdelen personeelshandboek: dit moet er in!

Benieuwd naar de inhoud van een personeelshandboek? In onderstaand overzicht geven we je aantal tips voor de verschillende onderdelen. Deze onderwerpen zijn relevant voor ons bedrijf in onze branche. Denk dus altijd goed na over hoe je het beste handboek kunt schrijven voor jouw werknemers.

  • Tijdlijn Een kort overzicht met de hoogtepunten en belangrijk nieuws in de historie van je organisatie. Dit geeft de werknemer een beeld van de weg die je bedrijf heeft afgelegd.
  • Eerste werkdag Een introductie voor het handboek die speciaal gericht is op een nieuw personeel. Wat kan hij of zij verwachten van de eerste werkdag?
  • Team Een overzicht van alle collega's met naam en foto. Werknemers maken een bedrijf, dus ze verdienen een prominente plek vooraan in het boek.
  • Identiteit (Why) Voordat je ingaat op de producten of diensten die je levert, wil je beginnen bij het begin. Vertel uitgebreid wat de identiteit is van jouw bedrijf, bijvoorbeeld met behulp van een missie en visie.
  • Aanpak (How) Met je bedrijfsidentiteit beschreven, kun je dieper ingaan op de manier hoe je jezelf positioneert in de markt. Wat is de globale aanpak van jouw organisatie?
  • Product/dienst (What) Uiteindelijk wil je vertellen over de specifieke producten en/of diensten waar jouw bedrijf in voorziet. Dit is waar de werknemers verantwoordelijk voor zijn.
  • Kernwaarden Kernwaarden representeren de identiteit van je bedrijf en zouden verweven moeten zijn in alles wat je doet. Je moet er even goed voor gaan zitten om deze te kunnen benoemen.
  • Structuur Na deze toch wat abstracte informatie is het tijd om de algemene werkwijze van je bedrijf te beschrijven. Hoe steekt je organisatie in elkaar en hoe wordt het werk uitgevoerd??
  • Workflow Hier zoom je dieper in op de individuele werknemer. Denk aan zaken als planning, teams, en hoe je samenwerkt met collega's.
  • De werkvloer Schets je bedrijfscultuur. Dit doe je door een aantal gewoontes en omgangsvormen te beschrijven die niet direct met werk te maken hebben, maar wel de sfeer helpen bepalen.
  • De werkplek Beschrijf de werkplek en welke regels daaraan verbonden zijn. Wanneer thuiswerken bijvoorbeeld mogelijk is in jouw bedrijf, dan is het goed om duidelijk te maken wat werkgever en werknemer hierin van elkaar verwachten.
  • Persoonlijke ontwikkeling Hier vertel je meer over wat werknemers kunnen verwachten rondom persoonlijke ontwikkeling. Zijn er mogelijkheden om cursussen te volgen? Hoe gaat dat in zijn werk? Beschrijf hoe je bedrijf persoonlijke groei faciliteert.
  • Uitjes en activiteiten Geef een indruk van wat er zich afspeelt buiten de werkvloer. Wat kunnen werknemers verwachten als het gaat om bedrijfsuitjes, borrels en evenementen?
  • Klanten Beschrijf de personen/bedrijven waarvoor je werknemers het uiteindelijk allemaal doen. Je kunt een selectie aan klanten uitlichten of de doelgroep beschrijven.
  • Tools Indien van toepassing kun je hier software, media, gereedschap en andere hulpmiddelen uitlichten zodat werknemers weten waar ze mee te maken krijgen.
  • Regels en arbeidsvoorwaarden Beschrijf alle regels, bepalingen, wetten, voorwaarden en voorschriften. Denk aan onderwerpen als verlof, privacy, pensioen, reisvergoeding, declaraties, feestdagen, overwerken, ziekmelden, geheimhoudingsplicht, kledingvoorschriften etc.
  • Overige (HR-)zaken Hier kun je alles kwijt wat nog niet besproken is zoals EHBO, vluchtroutes, openingstijden kantoor, parkeergelegenheid, vertrouwenspersonen etc.

 

Tips voor het maken van een personeelshandboek

Met onze ervaring in het maken en onderhouden van ons personeelshandboek, delen we graag een aantal tips!

  1. Stel duidelijke doelen op. Wat wil je eigenlijk bereiken met een personeelshandboek? Welk ‘probleem’ wil je ermee oplossen en hoe? Maak dit voor jezelf duidelijk en denk daarbij ook aan verspreiding. Hoe komt het handboek bij de doelgroep terecht? Krijgt iedereen een gedrukte versie of plaats je deze enkel online? Belangrijke vragen. Werk dus een plan uit. Het is zonde om tijd en moeite te stoppen in een document waar vervolgens niks mee gebeurt.
  2. Maak het een plezier om te lezen. Als je wilt dat werknemers een personeelshandboek aandacht geven, moet deze leuk zijn om te door lezen. Schrijf op een luchtige manier, zorg voor een mooi design en een duidelijke layout. Maak ook veel gebruik van eigen fotografie en beeld. Zo laat je jouw bedrijf leven in de pagina’s.
  3. Besteed aandacht aan de identiteit en cultuur van je bedrijf. Dit hangt samen met de eerste tip. Niemand wordt vrolijk van een lijstje regels en voorwaarden. Neem ook de kans om de cultuur van je bedrijf op te zoeken en op papier te zetten. Laat de werkvloer zien en beschrijf uitgebreid de missie en visie.
  4. Maak een openbare versie. Het is leuk voor buitenstaanders om een kijkje te nemen in jouw bedrijf. Maak dus een openbare versie met een focus op mens en cultuur. Laat gevoelige informatie en regels hierin achterwege. Deze versie kun je dan bijvoorbeeld op je website zetten, zoals we bij Linku ook doen. Hiermee krijg je bovendien een streepje voor bij sollicitanten.
  5. Kies voor vaste onderhoudsmomenten. Er komt altijd een moment dat het personeelshandboek gedateerd raakt. Vaak sneller dan je hoopt. Dit komt bv. door het komen en gaan van collega’s, een verhuizing of een aanpassing van een arbeidsvoorwaarde. Het is veel werk om elke verandering direct te verwerken. Kies dus voor vaste updatemomenten en zet deze vast in je agenda. Bij Linku kiezen werken we het handboek elk half jaar bij.

Personeelshandboek (laten) maken

Interesse in een eigen personeelshandboek of personeelsreglement? We helpen je graag op weg. Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen voor de mogelijkheden.

Neem contact op Next line