Zo maak je een personeelshandboek
Een personeelshandboek laat zien hoe je bedrijf werkt én waar je voor staat. Op deze pagina ontdek je enkele voorbeelden en een stappenplan van hoe je zelf een personeelshandboek maakt.
Waarom een personeelshandboek?
Een goed personeelshandboek is meer dan een intern document. Het helpt je bedrijf vooruit op meerdere vlakken: van onboarding tot werving en dagelijkse werkpraktijk.
- Een welkom voor nieuwe werknemers.
Voor nieuwe collega’s is het personeelshandboek een waardevolle aanvulling op het arbeidscontract. Het maakt de eerste werkdagen duidelijker en zorgt voor een snellere integratie in het team. Nieuwe medewerkers weten direct waar ze aan toe zijn.
- Een wervingskracht richting potentiële werknemers.
Een open en goed opgebouwd handboek geeft sollicitanten een realistisch beeld van je bedrijfscultuur, werkwijze en team. Dat verlaagt de drempel om te solliciteren en helpt hen beter beoordelen of jullie bij elkaar passen.
- Een naslagwerk voor bestaande werknemers.
Voor je huidige team is het handboek een handig naslagwerk. Of het nu gaat om reiskosten, thuiswerken of ziekteverlof: veel antwoorden zijn in één klik te vinden. Dat scheelt vragen én tijd, voor zowel medewerkers als HR.
Personeelshandboek voorbeeld
Benieuwd hoe een personeelshandboek er uit kan zien? Neem gerust een kijkje in die van Linku.
Digitaal personeelshandboek
We hebben in 2025 ons handboek volledig vernieuwd en omgebouwd tot een digitale omgeving in Notion. Daar kun je eenvoudig door de verschillende onderwerpen klikken. Nieuwsgierig naar een voorbeeld? Neem hier een kijkje in ons digitale personeelshandboek.
Wat je daar vindt, is bewust geschreven voor mensen die willen weten of Linku bij hen past. Het handboek laat zien waar we voor staan, hoe we dingen aanpakken en waar we naartoe willen. Niet als wervingsdocument, maar als eerlijk kijkje in onze keuken.
Fysiek personeelshandboek
👉 Toch liever de oude bladerbare pdf-versie bekijken van ons fysieke handboek? Die is er nog steeds. Handig als je wil zien hoe we het destijds hebben vormgegeven of inspiratie zoekt voor een eigen opzet. De inhoud is wel gedateerd.
Hoe maak je een personeelshandboek? Volg dit stappenplan
Wil je een personeelshandboek maken, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Volg dit overzichtelijke stappenplan en bouw je handboek stap voor stap op. Lekker overzichtelijk, behapbaar en direct bruikbaar.
Stap 1: Bepaal je doel
Waarom maak je dit handboek? Wil je nieuwe collega’s sneller inwerken, interne vragen verminderen of Start met helder te krijgen waarom je een personeelshandboek maakt. Wil je nieuwe medewerkers sneller inwerken, interne vragen verminderen of juist je bedrijfscultuur helder maken voor sollicitanten? Het doel bepaalt wat je precies opneemt.
Stap 2: Maak een eerste opzet (begin klein)
Begin eenvoudig: maak bijvoorbeeld één duidelijke blog of korte pagina over hoe jullie bedrijf werkt en wat jullie belangrijk vinden. Je hoeft niet meteen volledig te zijn, maar zorg dat de kern klopt. Dit vormt een stevige basis om verder te bouwen. Je ervaart dan direct hoeveel informatie aan de oppervlakte ligt, en waar je waarschijnlijk dieper moet gaan graven.
Stap 3: Kies je format: digitaal, fysiek of beide
Wil je een makkelijk aanpasbare digitale versie (bijvoorbeeld in Notion), een fysiek exemplaar, of beide? Digitaal is snel en makkelijk aanpasbaar, terwijl een fysiek boek leuk is als welkomstcadeau of tastbare introductie. Ons advies is om online een start te maken, en dan eventueel een fysieke versie te maken.
Stap 4: Verzamel input uit je team
Je hoeft het niet alleen te doen. Sterker nog, je kunt het eigenlijk niet alleen. Een personeelshandboek moet gedragen worden door je collega’s, dus betrek ze hierbij. Vraag om input: hoe ervaar je de bedrijfscultuur? Wat wisten ze nog niet bij hun start bij het bedrijf? Gebruik je collega’s voor extra relevante inhoud en vergroot meteen het draagvlak.
Stap 5: Kies en maak de relevante inhoud
Wat je allemaal opneemt in je handboek, hangt af van je organisatie, je team en je doelen. Ook is het een hele kluif om alles in 1x te maken. Maak het makkelijk voor jezelf door het handboek in behapbare stukjes uit te werken. Onderstaande lijst is bedoeld als inspiratie: pik eruit wat past bij jouw bedrijf en wat op dit moment de meeste waarde levert.
- Tijdlijn.
Een kort overzicht met de hoogtepunten en belangrijk nieuws in de historie van je organisatie. Dit geeft de werknemer een beeld van de weg die je bedrijf heeft afgelegd.
- Eerste werkdag.
Een introductie voor het handboek die speciaal gericht is op een nieuw personeel. Wat kan hij of zij verwachten van de eerste werkdag?
- Collega’s en teams.
Een overzicht van alle collega’s met naam en foto. Werknemers maken een bedrijf, dus ze verdienen een prominente plek vooraan in het boek.
- Identiteit (Why).
Voordat je ingaat op de producten of diensten die je levert, begin je bij de kern. Deel de identiteit van jouw bedrijf, bijvoorbeeld met behulp van een missie en visie. De Golden Circle is een handig hulpmiddel om je identiteit (Why, What, How) te formuleren.
- Aanpak (How).
Met je bedrijfsidentiteit beschreven, ga je dieper in op de manier hoe je jezelf positioneert in de markt. Wat is de globale aanpak van jouw organisatie?
- Product/dienst (What)
Uiteindelijk wil je vertellen over de specifieke producten en/of diensten waar jouw bedrijf in voorziet. Dit is waar de werknemers verantwoordelijk voor zijn.
- Kernwaarden.
Kernwaarden representeren de identiteit van je bedrijf en zouden verweven moeten zijn in alles wat je doet. Je moet er even goed voor gaan zitten om deze te kunnen benoemen.
- Structuur.
Na deze toch wat abstracte informatie is het tijd om de algemene werkwijze van je bedrijf te beschrijven. Hoe steekt je organisatie in elkaar en hoe wordt het werk uitgevoerd?
- Werkwijze.
Hier zoom je dieper in op de individuele werknemer en hoe deze past binnen de structuur. Denk aan zaken als planning, teams, en hoe je samenwerkt met collega’s.
- Teamsfeer en cultuur.
Schets je bedrijfscultuur. Dit doe je door een aantal gewoontes en omgangsvormen te beschrijven die niet direct met werk te maken hebben, maar wel de sfeer helpen bepalen.
- De werkplek.
Beschrijf de werkplek en welke regels daaraan verbonden zijn. Wanneer thuiswerken bijvoorbeeld mogelijk is in jouw bedrijf, dan is het goed om duidelijk te maken wat werkgever en werknemer hierin van elkaar verwachten.
- Persoonlijke ontwikkeling.
Hier vertel je meer over wat werknemers kunnen verwachten rondom persoonlijke ontwikkeling. Zijn er mogelijkheden om cursussen te volgen? Hoe gaat dat in zijn werk? Beschrijf hoe je bedrijf persoonlijke groei faciliteert.
- Uitjes en activiteiten.
Geef een indruk van wat er zich afspeelt buiten de werkvloer. Wat kunnen werknemers verwachten als het gaat om bedrijfsuitjes, borrels en evenementen?
- Klanten en doelgroep.
Beschrijf de personen/bedrijven waarvoor je werknemers het uiteindelijk allemaal doen. Je kunt een selectie aan klanten uitlichten of de doelgroep beschrijven.
- Tools.
Indien van toepassing kun je hier software, media, gereedschap en andere hulpmiddelen uitlichten zodat werknemers weten waar ze mee te maken krijgen.
- Regels en arbeidsvoorwaarden.
Beschrijf regels, bepalingen, wetten, voorwaarden en voorschriften. Denk aan onderwerpen als verlof, privacy, pensioen, reisvergoeding, declaraties, feestdagen, overwerken, ziekmelden, geheimhoudingsplicht, kledingvoorschriften etc.
- Overige praktische info.
Hier kun je alles kwijt wat nog niet besproken is zoals EHBO, eventuele CAO, vluchtroutes, openingstijden kantoor, parkeergelegenheid, vertrouwenspersonen etc.
Stap 6: Werk de losse onderdelen uit
Zorg dat je handboek prettig leest. Gebruik korte zinnen, een duidelijke structuur en mooie foto’s. Laat hWerk de verschillende onderdelen één voor één uit. Gebruik hierbij korte en heldere teksten, afgestemd op je doelgroep. Vraag eventueel opnieuw feedback van collega’s om zeker te weten dat de inhoud duidelijk en compleet is.
Stap 7: Breng alles samen in één document
Bundel alle uitgewerkte teksten in één overzichtelijk document of digitale omgeving. Zorg voor een duidelijke structuur zodat je handboek makkelijk te navigeren is.
Stap 8: Deel het handboek met je team
Maak je personeelshandboek toegankelijk voor iedereen binnen je organisatie. Deel het actief met nieuwe collega’s op hun eerste werkdag en herinner bestaande medewerkers er regelmatig aan.
Stap 9: Plan vaste onderhoudsmomenten en blijf verbeteren
Je organisatie verandert, en dus ook het handboek. Vraag regelmatig feedback van je medewerkers en blijf het handboek verbeteren en uitbreiden op basis van hun ervaringen. Plan elk kwartaal of minimaal twee keer per jaar een vast moment om updates door te voeren. Zo blijft het relevant en nuttig.
Praktische tips
- Begin klein. Je hoeft niet meteen een compleet boekwerk te maken. Als je je bedrijfscultuur weet te vangen in één goede blog, heb je het begin van je handboek al te pakken. Probeer niet alles tegelijk te willen vangen. Start klein, werk vanuit wat er al is, en breid het organisch uit zodra je team of inzichten veranderen.
- Maak het een plezier om te lezen. Een handboek moet niet voelen als huiswerk. Gebruik duidelijke taal, korte zinnen en een opbouw die logisch aanvoelt. Zorg ook voor een mooi design, eigen fotografie en herkenbare tone-of-voice. Zo voelt het als een verlengstuk van je bedrijf, niet als een verplicht document.
- Breng je cultuur tot leven. Laat zien wie jullie zijn. Gebruik het handboek niet alleen voor praktische info, maar ook om je missie, visie en kernwaarden te laten spreken. Beschrijf hoe je met elkaar omgaat, hoe je werkt en wat je belangrijk vindt. Zo wordt het handboek een spiegel van je organisatie.
Zelf maken of iemand inhuren?
Een personeelshandboek maken kun je in principe prima zelf, zolang de inhoud uit jouw organisatie komt. Jij weet immers het beste hoe jullie werken, wat je belangrijk vindt en welke informatie nieuwe collega’s nodig hebben. Begin dus bij je verhaal, niet bij de opmaak.
Wil je het handboek er professioneel uit laten zien, bijvoorbeeld in lijn met je huisstijl of als bladerbare pdf? Dan is het slim om een designer in te schakelen. Een DTP’er of grafisch vormgever kan zorgen voor een overzichtelijke indeling, prettig leesbare lay-out en visuele herkenbaarheid.
Wat kost dat ongeveer?
Een gemiddelde vormgever rekent tussen de €70 en €130 per uur. Voor een handboek van gemiddelde omvang kun je uitgaan van een ondergrens rond de €1000, afhankelijk van het aantal pagina’s en het gewenste detailniveau.
We helpen je graag!
Zoek je hulp bij de vormgeving van een personeelshandboek? We helpen je graag op weg. We brengen je vrijblijvend in contact met onze huisdesigner Jeroen Huting van studio HUUT.
