Flexibiliteit kleurt de mooie samenwerking met Zorg voor Parkinson

Zorg voor Parkinson is een initiatief van Het Radboudumc en ParkinsonNet voor de regio Zuid-Oost Nederland. Er zijn vijf ziekenhuizen, verpleeghuizen en thuiszorginstellingen betrokken, net als de ParkinsonVereniging. Zorg voor Parkinson fungeert als een proeftuin om zorgverbeteringen te testen, de learnings worden vervolgens landelijk gedeeld.

De website is een belangrijke schakel in het proces, het is de plek waar hulpverleners en patiënten terecht kunnen voor informatie en tools. De eerdere website voldeed inhoudelijk, technisch en visueel niet meer aan de ambities van de organisatie en weerspiegelde onvoldoende hoe Zorg voor Parkinson zich de afgelopen jaren had ontwikkeld. Wat volgde was een intensief traject waarin snelheid belangrijk was en waarin de samenwerking centraal kwam te staan: korte lijnen, open communicatie en samen keuzes maken.

De eerste verkenningen voor de vernieuwing van de website waren al gestart bij Zorg voor Parkinson. Omdat de collega die het eerst leidde het over moest dragen, duurde het even voordat het goed op gang kwam. Toen Linku betrokken werd, was eerst wat onduidelijkheid over de doorlooptijd. Pas relatief laat werd helder hoe strak de gewenste deadline daadwerkelijk was; de website moest klaar zijn voor een congres voor neurologen en verpleegkundigen.

“Wij dachten in het begin eerlijk gezegd nog: zo’n website vernieuw je wel even,” vertelt Eveline, programmamanager bij Zorg voor Parkinson. “Gaandeweg ontdekten we dat daar veel meer bij komt kijken. Niet alleen technisch, maar ook inhoudelijk. Je moet als organisatie ook goed nadenken over wat je precies wilt vertellen.”

Toen Linku volledig inzicht kreeg in de planning en de urgentie, werd snel geschakeld. Er kwamen twee scenario’s op tafel om binnen de beschikbare tijd tóch iets stevigs, kwalitatiefs en passends neer te zetten. Daarbij werd bewust gekozen voor een pragmatische aanpak: geen volledig nieuw platform, maar een redesign en herstructurering van de bestaande website. Daarmee bleef het traject haalbaar in tijd én budget.

Volgens Pieter, die zich binnen Zorg voor Parkinson bezighoudt met digitalisering en al jarenlang samenwerkt met Linku, werkte de structuur van het proces heel goed. “Linku zette aan het begin meteen een duidelijke en flexibele weekplanning neer,” vertelt hij. “Daardoor konden we elke week samen kijken: wat is nu belangrijk, waar moeten we op sturen en wat kan eventueel later?”

Een belangrijk onderdeel van het traject was de manier van samenwerken. Linku’s Arthur en Marley werkten één dag per week op locatie bij Zorg voor Parkinson. Dat bleek al snel van grote meerwaarde.

Onderweg ontstonden nieuwe inzichten en aanvullende wensen. Sommige ideeën kregen prioriteit, andere werden bewust doorgeschoven naar een volgende fase. Juist die openheid over haalbaarheid, planning en scope zorgde ervoor dat het traject overzichtelijk bleef.

“We werkten één dag per week op locatie, in een vaste ruimte waar we met zijn vieren samen aan het project konden werken. Dat maakte een groot verschil. Vragen konden direct besproken worden, beslissingen werden sneller genomen en je voorkomt dat er veel tijd verloren gaat aan losse afstemming.”

“Wat daarbij hielp, was dat Pieter en Eveline allebei heel betrokken waren en ieder hun eigen expertise meebrachten. Daardoor konden we snel schakelen en bleef de communicatie helder.

Ook de samenwerking tussen Marley en mij speelde daarin een belangrijke rol. We werken al jarenlang samen en zijn daardoor goed op elkaar ingespeeld. Er hoeft weinig energie te gaan naar het afstemmen van werkwijzen of verwachtingen, dat hielp enorm in een traject waarin veel snelheid nodig was.

Inhoudelijk draaide het project voor mij vooral om degelijkheid en gebruiksgemak. Het hoefde geen experimenteel designproject te worden. Juist de herkenbaarheid, duidelijkheid en aansluiting op de nieuwe huisstijl waren belangrijk.”

“Vanaf het begin voelde dit als een gezamenlijk proces tussen ons vieren, waarin we samen verantwoordelijkheid namen voor het eindresultaat. Je probeert continu met elkaar de juiste afweging te maken. De harde deadline vraagt hierom. Soms is het beter om iets bewust door te schuiven naar een volgende fase, zodat je focus houdt op wat nu echt nodig is.

Technisch was het best een uitdagend traject. De bestaande website was in de loop der jaren behoorlijk uitgebreid en verouderd geraakt. Daardoor moesten we eerst zorgvuldig onderdelen afbreken voordat we opnieuw konden opbouwen. Tijdens zo’n proces moet je soms samen even door ‘de rommel’ heen kijken. Dan helpt het als je transparant blijft over waar je staat, wat nog in ontwikkeling is en welke keuzes je onderweg maakt.”

“Ik heb dit traject echt ervaren als een leerproces. We kwamen er gaandeweg achter dat een website vernieuwen niet iets is wat je er zomaar even bij doet. Je moet als organisatie zelf ook goed nadenken over inhoud, structuur en prioriteiten. Toen duidelijk werd hoe strak de deadline eigenlijk was, waardeerde ik het enorm dat Linku meteen meedacht in oplossingen. Er werden verschillende scenario’s uitgewerkt en er is echt geschoven in planningen om het mogelijk te maken.”

“De samenwerking was heel prettig. Er werd goed geluisterd en actief meegedacht. Als er nieuwe ideeën ontstonden, werd eerst gekeken wat haalbaar was. Daarna maakten we samen keuzes over wat nu belangrijk was en wat eventueel later kon. Wat ik sterk vond, was de openheid gedurende het hele traject. Er werd eerlijk aangegeven wat binnen de scope viel, wat extra tijd zou vragen en waar we misschien beter later naar konden kijken. Dat maakte het heel overzichtelijk.”

“Het wekelijkse ritme van ontwerpen, bouwen en samen terugkijken werkte heel goed. Doordat we samen op kantoor zaten, konden we snel schakelen en bleef iedereen goed aangesloten.

De meerwaarde zat voor mij niet alleen in de technische uitvoering, maar juist in het gezamenlijke proces. Linku dacht niet alleen uitvoerend mee, maar adviseerde ook echt. Soms zeiden ze eerlijk: technisch kan het wel, maar we denken niet dat dit de gebruiker helpt. Dat soort gesprekken vond ik waardevol.”

“De website past nu bij hoe Zorg voor Parkinson zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. In het begin waren we vooral bezig met vertellen wie we waren en wat we wilden bereiken. Inmiddels hebben we daadwerkelijk tools, kennis en ondersteuning beschikbaar voor patiënten en zorgverleners. De website moest die ontwikkeling ook uitstralen.

Toen we de vernieuwde website presenteerden tijdens het congres voor neurologen en verpleegkundigen, waren de eerste reacties positief.”

Voor zowel Zorg voor Parkinson als Linku voelt de livegang niet als het einde van het traject. Inmiddels ligt er al een lijst met verbeterpunten en ideeën voor een volgende fase. Sommige wensen werden tijdens het project bewust geparkeerd vanwege de deadline, andere ontstonden juist gaandeweg.

De komende periode wordt bekeken welke onderdelen verder ontwikkeld kunnen worden en hoe de website kan blijven meegroeien met de organisatie. Daarmee past het traject goed bij hoe de samenwerking door alle betrokkenen wordt omschreven: als een gezamenlijk proces waarin vertrouwen, korte lijnen en realistische keuzes centraal staan.