Social intranet: 5 interessante voordelen

Om te beginnen kijken we naar het verschil tussen intranet en social intranet (ofwel sociaal intranet).

Een intranet is software die werknemers helpt bij de uitvoering van hun werk. Intranetsoftware maakt het mogelijk voor medewerkers om informatie uit te wisselen met elkaar. Het dient dan ook vaak als intern communicatiekanaal of samenwerkingsplatform in een organisatie. De meest effectieve intranetten stimuleren collega’s beter samen te werken door flexibele beheertools, samenwerkingsfuncties en krachtige zoekmogelijkheden te combineren.

Traditioneel gezien is een intranet top-down gericht, waarbij informatie vanuit het management werd verspreid onder de werknemers. Tegenwoordig verloopt communicatie vaker horizontaal waarbij werknemers met elkaar communiceren. En daar komt sociaal intranet om de hoek kijken.

Ten tweede kijken we naar de term ‘sociaal’ of ‘social’. Van oorsprong gebruiken we de Nederlandse term sociaal wanneer we spreken over interactie tussen mensen. Tegenwoordig hebben online communicatiekanalen een lange weg afgelegd en is de snelheid waarmee mensen informatie delen snel toegenomen. In de 21ste eeuw wordt de Engelse vertaling ‘social’ dan ook vaak gekoppeld aan sociale media zoals Facebook, LinkedIn of Twitter.

Dit maakt een social intranet een communicatieplatform met een laagdrempelige sfeer die we kennen van bekende social media. Een social intranet heeft dan ook vaak een ondersteunende rol in een organisatie.

Een social intranet kan op verschillende manieren worden ingezet. Daarbij kun je denken aan:

Een social intranet is een essentieel hulpmiddel voor allerlei organisaties. Het helpt werknemers in de hele organisatie gemakkelijk samen te werken en beter te presteren in hun dagelijkse werkervaringen. Het biedt een succesvolle manier om gedetailleerde en uitgebreide informatie te communiceren over verschillende kwesties, van de status van een project tot groepsactiviteiten. Dit resulteert in verbeteringen op sociaal en communicatief vlak met een positieve invloed op motivatie, activiteiten en het gehele management.

Een sociaal intranet brengt werknemers bij elkaar. Het maakt contact laagdrempelig, gelijkwaardig en vooral plezierig. Ook doorbreekt het de grenzen die bestaan tussen afdelingen. Met de ruimte om elkaar te helpen, voelen werknemers zich meer verbonden met collega’s en het bedrijf in het algemeen. Dit verbetert de motivatie en inzet in de dagelijkse werkzaamheden.

Een van de belangrijkste voordelen van het sociaal intranet is dat het op de langere termijn kosten kan verminderen. Dit gebeurt onder andere door de snellere ontwikkeling die medewerkers doormaken. Ze krijgen de ruimte om vragen te stellen en kunnen daarbij rekenen op input van meerdere collega’s. Bovendien fungeert een sociaal intranet ook als vergaderruimte voor geografisch gescheiden werknemers. Dit zorgt voor betere en snellere kennisdeling tussen locaties en tijdzones. Dit vermindert natuurlijk ook de reiskosten.

Een ander belangrijk voordeel is dat het sociaal intranet succesvol bijdraagt aan het beheren en opbouwen van data en cruciale gegevens. Kennis die wordt gedeeld is niet alleen relevant voor degene die erom vraagt. Ook anderen met dezelfde vragen hebben toegang tot deze informatie, zelfs in de toekomst. Een actief sociaal intranet ontwikkelt zich zo als een kennisbank die de bovenstaande voordelen alleen maar verder versterkt.

In situaties van thuiswerken biedt sociaal intranet een alternatief voor het praatje bij de koffieautomaat. Traditionele communicatiemedia hebben vaak een formele insteek, maar met een sociaal intranet maak je communicatie luchtiger. Niet alle gesprekken hoeven namelijk werkgerelateerd te zijn. Met een chatfunctie en ondersteuning voor emojis en gifjes maak je de weg vrij voor gezellige interacties. De coronacrisis heeft aangetoond dat massaal thuiswerken ons goed af gaat, maar dat het wel ten koste gaat van de sociale energie die we hebben met collega’s. Een sociaal intranet is de oplossing voor die verdwenen energie.

Concluderend draagt een sociaal intranet bij aan verbeterde communicatie, samenwerking, motivatie werkervaring en bedrijfsefficiëntie. De verschillende hulpmiddelen brengen verbindingen tot stand tussen afdelingen en groepen werknemers. Informatie, middelen en ideeën worden op een efficiënte en veilige manier gedeeld en dit maakt van een bedrijf een samenhangende en sociale onderneming.

Bij het implementeren van social intranet heb je de keuze om bestaande software af te nemen, of een maatwerk platform te laten ontwikkelen.

Er zijn social intranetten op de markt die je op basis van een licentie kunt afnemen. Een aantal opties zijn Microsoft Sharepoint, Office 365, Yammer, Confluence en Jive. Het gebruik van deze platformen gaat vaak samen met periodieke kosten. Ieder platform heeft zijn eigen voordelen en past beter bij het ene bedrijf dan het andere. Dat maakt het aanraden van een platform moeilijk. Je moet simpelweg veel tijd investeren in het onderzoek om iets te vinden dat past bij jouw organisatie.

Een alternatief voor bestaande software is het ontwikkelen van een eigen platform. Door maatwerk te ontwikkelen, creëer je een sociaal intranet dat precies past bij jouw bedrijf en jouw wensen. Je bent dan niet gebonden aan de ‘grenzen’ van de bestaande software en kunt het platform meer eigen maken. Ook kunnen er makkelijker koppelingen worden gemaakt met bestaande systemen in je bedrijf, zodat werknemers bijvoorbeeld kunnen inloggen met hun werkaccount.

Maatwerk software vraagt om een grotere investering, maar het maakt je wel eigenaar van alle data en techniek. De groei van het platform heb je dan ook in eigen hand, terwijl je bij bestaande software beperkt bent tot de opties die het platform op dat moment biedt.

Een voorbeeld van een bestaande oplossing die we bij Linku gebruiken is Slack. Met Slack kun je een groepsgesprek starten over elk onderwerp dat je kunt bedenken. De manier van communiceren is informeel en luchtig, mede dankzij het gebruik van emoticons en (eigen!) gifjes.

We gebruiken Slack onder andere om projecten te bespreken, nieuwtjes te delen, uitjes te regelen, aankondigingen te doen en onzin uit te kramen. Ook hebben we de gesprekjes bij het koffieautomaat online gebracht met het initiatief #koffiehoek.

Wanneer het aankomt op concrete planning en taakgerichte communicatie, dan schakelen we over op het projectmanagementsysteem Productive. Slack is voor ons een sociaal forum: een digitale verbinding van de werkvloer.

Een voorbeeld van een maatwerk sociaal intranet is het maatwerk communicatieplatform CAS dat we hebben ontwikkeld voor de spoedzorgketen. Daaronder valt onder andere ambulancepersoneel. Op CAS stellen zorgprofessionals vragen aan elkaar over unieke medische situaties. Denk aan een situatie waarbij omstanders het werk van jou als ambulancemedewerker verstoren. Hoe ga je daarmee om? CAS biedt een laagdrempelige mogelijkheid om dit soort open vragen te stellen en ervaringen te delen. Het is alsof je samen met een aantal collega’s bij een digitaal koffieapparaat staat.

Buiten de zorg, is in iedere branche een luchtige vorm van online communicatie welkom. De nieuwe thuiswerksituatie vraagt om een nieuwe manier van communiceren waarbij het sociale en spontane aspect van face-to-face communicatie bewaard blijft. Een social intranet vult het gat dat ontstaat wanneer medewerkers niet samen op de werkvloer (kunnen) zijn. Het verbetert de interne communicatie en brengt medewerkers dichter bij elkaar.

Bij Linku zoeken we uitdaging in het digitaliseren van andere bedrijven. Ben je nou benieuwd naar de mogelijkheden van een communicatieplatform voor jouw bedrijf? Nee contact op en we denken graag vrijblijvend met je mee.