Afbeelding voor Social intranet: 5 interessante voordelen

Social intranet: 5 interessante voordelen

Een social intranet (ofwel sociaal intranet) brengt werknemers bij elkaar en verbetert de samenwerking. We vertellen je graag hoe dit in zijn werk gaat en welke voordelen het jou kan opleveren.

Wat is social intranet?

Allereerst staan we stil bij het verschil tussen intranet en social intranet. Een intranet is een bedrijfswebsite die werknemers helpt dingen gedaan te krijgen. Intranetsoftware maakt het mogelijk voor medewerkers om informatie uit te wisselen met elkaar. Het dient dan ook vaak als intern communicatiekanaal of samenwerkingsplatform in een organisatie. De meest effectieve intranetten stimuleren collega’s beter samen te werken door flexibele beheertools, samenwerkingsfuncties en krachtige zoekmogelijkheden te combineren.

Wat maakt een intranet ‘social’?

Ten tweede kijken we naar de term ‘social’. Van oorsprong gebruiken we de Nederlandse term sociaal wanneer we spreken over interactie tussen mensen. Tegenwoordig hebben online communicatiekanalen een lange weg afgelegd en is de snelheid waarmee mensen informatie delen snel toegenomen. In de 21ste eeuw wordt de Engelse vertaling ‘social’ dan ook vaak gekoppeld aan sociale media zoals Facebook, LinkedIn of Twitter.

Dit maakt een social intranet een communicatieplatform dat gekenmerkt wordt door de open en laagdrempelige sfeer die we kennen van bekende social media. Een social intranet dient dan ook vaak een ondersteunende rol in een organisatie.

cas social intranet
Het dashboard van CAS. Een social intranet dat we hebben ontwikkeld voor de spoedzorgketen. Geïnspireerd door bekende social media en daardoor zeer toegankelijk.

Wanneer is social intranet nuttig?

Een sociaal intranet kan op verschillende manieren worden ingezet. Daarbij kun je denken aan:

  • Medewerkers kennis laten delen over hun vakgebied. Denk aan een platform waarop medewerkers van verschillende filialen hun kennis en ervaringen met elkaar delen (horizontaal). Of juist een tool waarmee ervaren medewerkers binnen een filiaal ervaring en kennis overbrengen op personeel met minder ervaring (verticaal).
  • Medewerkers elkaar laten helpen. De focus ligt hier op support waarbij medewerkers elkaar helpen. Denk aan een mogelijkheid voor medewerkers om vragen te stellen aan de IT-afdeling wanneer ze vastlopen met bijvoorbeeld de bedrijfssoftware of hun mail.
  • Medewerkers laten communiceren over groepswerk of een project. Je kunt een social intranet gebruiken om laagdrempelig te brainstormen en updates te delen zonder dat je elkaar face-to-face hoeft te spreken. Denk aan een communicatiemiddel als WhatsApp, maar dan voor zakelijk gebruik. Zeker bij thuiswerken of het werken op afstand geeft dit voordelen.
  • Medewerkers laten communiceren over niet-werkgerelateerde zaken. Het kan ook zijn dat een social intranet wordt gebruikt voor communicatie die niet direct van toepassing is op de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan communicatie rondom evenementen, personeelsuitjes en het privéleven. 

Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet?

Betere communicatie. Een social intranet is een essentieel hulpmiddel voor allerlei organisaties. Het helpt werknemers in de hele organisatie samen te werken en beter te presteren in hun dagelijkse werkervaringen. Het biedt een succesvolle manier om gedetailleerde en uitgebreide informatie te communiceren over verschillende kwesties, van de status van een project tot groepsactiviteiten. Dit resulteert in verbeteringen op sociaal en communicatief vlak met een positieve invloed op motivatie, activiteiten en het gehele management.

Betere motivatie. Een social intranet brengt werknemers bij elkaar. Het maakt contact laagdrempelig en gelijkwaardig. Ook doorbreekt het de grenzen die bestaan tussen afdelingen. Met de ruimte om elkaar te helpen, voelen werknemers zich meer verbonden met collega’s en het bedrijf in het algemeen. Dit verbetert de motivatie en inzet in de dagelijkse werkzaamheden.

Kosten verminderen. Een van de belangrijkste voordelen van het social intranet is dat het op de langere termijn kosten kan verminderen. Dit gebeurt onder andere door de snellere ontwikkeling die medewerkers doormaken. Ze krijgen de ruimte om vragen te stellen en kunnen daarbij rekenen op input van meerdere collega’s. Bovendien fungeert een social intranet ook als vergaderruimte voor geografisch gescheiden werknemers. Dit zorgt voor betere en snellere kennisdeling tussen locaties en tijdzones. Dit vermindert natuurlijk ook de reiskosten.

Data verzamelen. Een ander belangrijk voordeel is dat het social intranet succesvol bijdraagt aan het beheren en opbouwen van data en cruciale gegevens. Kennis die wordt gedeeld is niet alleen relevant voor degene die erom vraagt. Ook anderen met dezelfde vragen hebben toegang tot deze informatie, zelfs in de toekomst. Een actief social intranet ontwikkelt zich zo als een kennisbank die de bovenstaande voordelen alleen maar verder versterkt.

Thuiswerken socialer maken. In situaties van thuiswerken biedt social intranet een alternatief voor het praatje bij de koffieautomaat. Traditionele communicatiemedia hebben vaak een formele insteek, maar met een social intranet maak je communicatie luchtiger. Niet alle gesprekken hoeven namelijk werkgerelateerd te zijn. Met een chatfunctie en ondersteuning voor emojis en gifjes maak je de weg vrij voor gezellige interacties. De coronacrisis heeft aangetoond dat massaal thuiswerken ons goed af gaat, maar dat de sociale energie tussen collega’s er wel flink onder lijdt. Een social intranet is de oplossing voor die verdwenen energie.

Concluderend draagt een social intranet bij aan verbeterde communicatie, samenwerking, motivatie werkervaring en bedrijfsefficiëntie. De verschillende hulpmiddelen brengen verbindingen tot stand tussen afdelingen en groepen werknemers. Informatie, middelen en ideeën worden op een efficiënte en veilige manier gedeeld en dit maakt van een bedrijf een samenhangende en sociale onderneming.

Hoe begin ik?

Bij het implementeren van social intranet heb je de keuze om bestaande software af te nemen, of een maatwerk platform te laten ontwikkelen.

Op basis van licentie

Er zijn social intranetten op de markt die je op basis van een licentie kunt afnemen. Een aantal opties zijn Microsoft SharepointOffice 365, YammerConfluence en Jive. Het gebruik van deze platformen gaat vaak samen met periodieke kosten. Ieder platform heeft zijn eigen voordelen en past beter bij het ene bedrijf dan het andere. Dat maakt het aanraden van een platform moeilijk. Je moet simpelweg veel tijd investeren in het onderzoek om iets te vinden dat past bij jouw organisatie.

Maatwerk social intranet

Een alternatief voor bestaande software is het ontwikkelen van een eigen platform. Door maatwerk te ontwikkelen, creëer je een social intranet dat precies past bij jouw bedrijf en jouw wensen. Je bent dan niet gebonden aan de ‘grenzen’ van de bestaande software en kunt het platform meer eigen maken. Ook kunnen er makkelijker koppelingen worden gemaakt met bestaande systemen in je bedrijf, zodat werknemers bijvoorbeeld kunnen inloggen met hun werkaccount.

Aan maatwerk software hangt natuurlijk een groter prijskaartje, maar deze is wel eenmalig. Je investeert bovendien in eigen innovatie en bent eigenaar van alle data en techniek. De groei van het platform heb je dan ook in eigen hand, terwijl je bij bestaande software beperkt bent tot de opties die het platform op dat moment biedt.

Voorbeelden: social intranet in de praktijk

Een voorbeeld van een bestaande oplossing die we bij Linku gebruiken is Slack. Met Slack kun je een groepsgesprek starten over elk onderwerp dat je kunt bedenken. De manier van communiceren is informeel en luchtig, mede dankzij het gebruik van emoticons en (eigen!) gifjes  

We gebruiken Slack onder andere om projecten te bespreken, nieuwtjes te delen, uitjes te regelen, aankondigingen te doen en onzin uit te kramen.

Wanneer het aankomt op concrete planning en taakgerichte communicatie, dan schakelen we over op het projectmanagementsysteem Productive. Slack is voor ons een sociaal forum: een digitale verbinding van de werkvloer.

We hebben zelf ook ervaring in het maken van een social intranet. Een voorbeeld daarvan is het maatwerk communicatieplatform CAS dat we hebben ontwikkeld voor de spoedzorgketen. Hieronder valt bijvoorbeeld ambulancepersoneel. Op CAS stellen zorgprofessionals vragen aan elkaar over medische situaties. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij omstanders het werk van jou als ambulancemedewerker verstoren. Hoe ga je daarmee om? CAS biedt een laagdrempelige mogelijkheid om dit soort vragen te stellen en ervaringen te delen. Het is alsof je samen met een aantal collega’s bij een digitaal koffieapparaat staat.

Benieuwd naar social intranet CAS?

Bekijk de case
cas webapplicatie webbureau linku
Next lineKwaliteit spoedzorg verbeteren met social intranet CAS

Eigen sociaal intranet laten maken?

Bij Linku zoeken we uitdaging in het digitaliseren van andere bedrijven. Ben je nou benieuwd naar de mogelijkheden van een communicatieplatform voor jouw bedrijf? We denken graag vrijblijvend met je mee.

geert linku

Benieuwd naar de mogelijkheden? Geert helpt je graag.

 

 

Nieuwsbrief sfeerbeeld