Software koppelingen: essentieel voor digitale groei

Er zijn talloze mogelijkheden om werk te digitaliseren. Grote kans dat ook jouw bedrijf gebruik maakt van verschillende soorten software om werk, en alles daaromheen, makkelijker te maken. Denk aan boekhoudprogramma’s, facturatiesystemen, administratietools, intranets en CRM-tools. Vergeet ook niet websites, apps en applicaties.

Al deze digitale middelen hebben raakvlakken. Informatie uit het ene systeem is relevant voor de andere. Dat moet overgezet of samengebracht worden. Het is niet meer van deze tijd om dit handmatig te kopiëren en plakken. Het stoeien met spreadsheets is onhandig en foutgevoelig. Dat kan beter! Door software te koppelen profiteer je van meerdere voordelen.

Het grootste voordeel is tijdsbesparing. Met een software koppeling worden gegevens tussen systemen automatisch uitgewisseld. Dit scheelt tijd bij werknemers die anders handmatig gegevens moeten overzetten. En natuurlijk: wanneer je tijd bespaart, bespaar je ook kosten.

Mensen maken fouten. Zeker bij het overzetten van informatie zit het ongeluk in een klein hoekje. Je voorkomt menselijke fouten wanneer gegevens via een koppeling automatisch worden uitgewisseld.

Natuurlijk maakt een systeem ook weleens fouten, maar dat valt op te lossen met nieuwe techniek. Als je een koppeling blijft doorontwikkelen, voorkom je terugkerende fouten.

Met een softwarekoppeling kun je direct gegevens uitwisselen. Dit is anders wanneer je handmatig gegevens verwerkt. Dan zit er namelijk altijd een vertraging in de informatiestroom en moet je ‘op elkaar wachten’. Hierdoor kun je geen directe vervolgacties uitvoeren, zoals het oplossen van taken of versturen van facturen.

Met directe informatie-uitwisseling versnel je zowel je interne processen als  je dienstverlening. Wanneer werknemers digitaal werken, zorgt een koppeling dat hun informatie meteen op de juiste plek(ken) terechtkomt. De klant óf volgende werknemer is dan direct geholpen. De koppeling werkt dan als een motor tussen digitale systemen.

Niet iedereen werkt op dezelfde manier. Wanneer je informatie handmatig verwerkt, is de kans groot dat er verschillen ontstaan. Dat zorgt mogelijk voor verwarring en foute interpretatie. Zeker wanneer je op papier werkt, kan informatie onleesbaar zijn of kwijtraken.

Wanneer je werkt met gekoppelde software moet iedere werknemer op dezelfde manier gegevens verwerken. Dat stroomlijnt het proces en zorgt dat er geen persoonsgebonden verschillen ontstaan in je data.

Niet elk systeem werkt met dezelfde gegevens of gebruikt hetzelfde format. Soms is er een vertaalslag nodig. Een simpel voorbeeld zijn datums. Deze kun je op verschillende manieren beschrijven:

Met het bouwen van een slimme software koppeling zorg je dat gegevens automatisch worden omgezet naar het format van het doelsysteem. Hoe verschillend systemen ook lijken, een goede koppeling laat ze met elkaar praten.

Het digitaal beheren en uitwisselen van informatie geeft je ook opties om meer met je data te doen. Filteren, sorteren, archiveren, zoeken, combineren, splitsen, importeren, exporteren… alles kan met een muisklik. Dit geeft je weer mogelijkheden om je interne processen verder te versnellen en verbeteren.

Lopen informatiestromen nog op papier? Met een koppeling ben je daar vanaf. Geen rondslingerende papieren meer. Geen archiefkasten doorspeuren. Bovendien ga je duurzamer te werk. Het mag duidelijk zijn, papierloos werken levert allerlei voordelen op.

Alle voordelen van digitalisering zorgen uiteindelijk voor groei en winst. Het koppelen van software is hierin een belangrijk onderdeel. Investeringen verdienen zich snel terug dankzij kostenbesparing, procesoptimalisatie en betrouwbaarheid.

Ook heb je meer controle over je toekomst. Je kunt meer datagedreven werken. Met voorspellende analyses en modellen constateer je problemen én kansen voordat ze zich voordoen.

Er zijn verschillende opties om software te koppelen. Populaire softwarepakketten bieden vaak standaard integraties met andere veelvoorkomende systemen. Denk aan de maildienst Mailchimp dat je op allerlei manieren kan koppelen om je werk makkelijker te maken. Of de betaaldienst van Mollie waarmee je een betaalsysteem koppelt aan een website. Ook de pakketdienst van MyParcel (bekijk website case) biedt allerlei koppelingen voor webshops. Het nut van deze koppelingen is natuurlijk erg afhankelijk van de systemen die je gebruikt.

Wanneer je meer maatwerk zoekt in een software koppeling zijn er online oplossingen, zoals Automate en Zapier. Deze tools dienen als een soort stopcontact waarop je allerlei systemen kunt aansluiten. Je betaalt per interactie, wat betekent dat bij intensieve koppelingen de kosten snel oplopen. Ook zijn de mogelijkheden beperkt bij complexe koppelingen.

Wil je volledige controle over je koppeling, dan kun je deze ook laten bouwen. Vaak gebeurt dit in de vorm van API-koppelingen en middleware. Daarmee bouw je een stopcontact die precies doet wat je wil. Daarbij is het voordeel dat je zelf eigenaar bent van je techniek en niet afhankelijk bent van de werking van een externe tool. Bij Linku hebben we meerdere bedrijven geholpen met maatwerk software koppelingen. Benieuwd? Bekijk hieronder een voorbeeld.

Benieuwd naar meer voorbeelden van software koppelingen? Bekijk onze cases.