Afbeelding voor Thuiswerken en de #koffiehoek

Thuiswerken en de #koffiehoek

Bij Linku werken we sinds 16 maart thuis. Dat ging redelijk soepel: onze werkzaamheden waren al digitaal, alleen de thuiswerkplek moest worden opgebouwd. Maar we merkten wel dat het sociale contact hieronder leed. Dat had voornamelijk te maken met het volgende: het missen van de onderlinge koffiemomentjes.

Daar hebben we wat op bedacht. Welkom in de #koffiehoek.

Wat is de #koffiehoek?

Bij Linku communiceren we via Slack. Slack bestaat uit chatkanalen waaraan verschillende collega’s zijn toegevoegd. Zo is er het kanaal #werk_visser voor al onze communicatie over het Visser-project en het kanaal #werk_doornroosje voor alles wat we voor Doornroosje doen.

Behalve werkkanalen hebben we ook kanalen voor wat bredere thema’s, zoals #linku voor algemene updates, #food voor het delen van lekkere gerechten en #onzin voor de lolbroeken onder ons.

Een paar weken geleden ging bij ons de vraag rond: “Hoe kunnen we informele communicatie onder collega’s stimuleren?” Ons antwoord: het #koffiehoek-kanaal.

Het idee is simpel: elke ochtend om 10 uur wordt er een stelling geplaatst in #koffiehoek. Iedere collega die zich heeft aangemeld voor #koffiehoek ziet deze verschijnen. Vervolgens bepaal je zelf of je wilt reageren of niet. De meeste collega’s zijn een minuut of 10 zoet met het lezen en beantwoorden van de dagelijkse vraag — ongeveer de tijd die je bij het koffiezetapparaat zou staan. Ook wordt er gereageerd op elkaars antwoorden, waardoor leuke gesprekken ontstaan. Een onderonsje, maar dan online.

Hoe werkt de #koffiehoek?

De #koffiehoek bestaat uit 5 vragen per week. Die hangen losjes aan een thema:

  • Maandag Weekendupdate
  • Dinsdag Een willekeurige stelling
  • Woensdag Een stelling om iets langer over na te denken
  • Donderdag Een persoonlijke vraag
  • Vrijdag Een werkgerelateerde vraag

De vragen verzamelen we in een algemene Google Spreadsheet die iedereen kan aanvullen. Elke vrijdag worden de vragen van de volgende week bepaald. Soms met input vanuit collega’s (“Wil je deze vraag stellen?”), soms op basis van speciale dagen (zoals kerst), maar meestal willekeurig geplukt uit de gedeelde spreadsheet. Deze worden ingepland via Slack’s Workflow Builder. Vervolgens plaatst Slack elke werkdag om 10:00 uur automatisch de stelling van de dag.

Het overzicht van onze Slack Workflow Builder voor de #koffiehoek
Een kijkje in de keuken: de vijf wekelijkse workflows van de #koffiehoek, voor elke werkdag één.
Inzicht in onze workflow voor de #koffiehoek
Hierboven zie je hoe de workflow zich herhaalt.

Het opzetten van de workflows en het kanaal kostte een uurtje of twee. Het wekelijks uitkiezen en inplannen van de vragen kost zo’n 20 minuten. Dit wordt gedaan door één persoon. Ondertussen hebben we een harde kern van collega’s die dagelijks meedoet aan het #koffiehoek-momentje, de rest springt in wanneer ze zin hebben. Geen verplichtingen, gewoon voor de leuk.

Een kijkje in de #koffiehoek

We kunnen je wel vertellen hoe er wordt gereageerd in de #koffiehoek, maar een beeld zegt meer dan 1000 woorden.

Een screenshot van onze Slackgeschiedenis
Een aantal van de reacties op de vraag “Omschrijf je weekend in 7 emoji’s”.

Welke vragen kun je verwachten? Dit zijn een aantal vragen uit onze spreadsheet:

  • Ben jij een honden- of kattenpersoon?
  • Welk nummer heb je op repeat staan?
  • Op wie lijk je het meest: Chandler, Joey, Ross, Phoebe, Rachel of Monica?
  • Wat heb je deze week geleerd?
  • Als je de rest van je leven nog maar één gerecht kon eten, wat zou je dan kiezen?
  • Wat is je verborgen talent?
  • Als jij een dier zou zijn, welk dier zou je dan zijn?
  • Hoe vermaak jij je op een doordeweekse avond?

Het doel van het kanaal is het brengen van een positief en sociaal momentje tijdens de werkdag. Daarom zijn het voornamelijk simpele vragen die we stellen. Het laatste dat we willen is dat er een heftige discussie ontstaat. Daarom vermijden we vragen over bijvoorbeeld religie, politieke voorkeur of recent nieuws.

Screenshot van onze Slackgeschiedenis.
Reacties op de vraag: “Hoe vermaak jij je op een doordeweekse avond?”

Wat collega’s ervan vinden

Om te verifiëren dat de #koffiehoek écht een succes is, hebben we in het kanaal gevraagd wat collega’s ervan vinden. Dit zijn een aantal van de reacties.

Kijk eens aan mooi he

“Online interacties zijn minder spontaan. Zonder doel gaap je elkaar een beetje aan. Daarbovenop gebeuren er minder spannende dingen in onze levens om over te vertellen. Door een onderwerp aan te snijden of een leuke stelling erin te gooien doorbreek je die stilte. Dat maakt het verschil in de #koffiehoek.”

- Koen
Kijk eens aan mooi he

“Ik ben altijd weer benieuwd naar wat de stelling van de dag is. Je hebt vaak dingen gemeen met dezelfde collega’s. Om de reacties moet ik vaak lachen.”

- Bram K.
Kijk eens aan mooi he

“De #koffiehoek is een geweldig idee! Iedere dag een nieuwe vraag (met thema per weekdag) waar veel mensen op reageren. Daarna wordt er vaak verder gediscussieerd binnen threads. Het werkt heel erg goed om toch even de werkdag te doorbreken en je collega’s beter te leren kennen op een vrijblijvende manier. Dit is mijn hoogtepunt van de dag!”

- Timo
Next line

“Eventjes praten over koetjes en kalfjes, met wat meer diepgang dan alleen het delen van een grappig filmpje maakt dat je toch even contact hebt met je collega’s op een ander niveau dan werk. Da’s leuk! Vooral op dagen waarop je weinig telefonisch overleg hebt, heb je toch even iets dat lijkt op je collega’s informeel “spreken”. Natuurlijk is het niet hetzelfde, maar voor corona tijden een mooi alternatief.”

- Leon

Ook iets voor jou?

Misschien is een #koffiehoek of iets soortgelijks ook iets voor jouw bedrijf of jouw collega’s. De Slack-setup uit bovenstaande screenshots mag je je letterlijk overnemen voor jouw #koffiehoek-kanaal.

Als je nog een leuke vraag hebt die we zeker moeten proberen, stuur me dan een mailtje.

Afbeelding voor Ilse

Heb je een goede stelling voor onze #koffiehoek? Stuur me een mailtje!

Nieuwsbrief sfeerbeeld