10 handige online tools voor ondernemers

Met deze tien online business tools draaien wij al onze operationele bedrijfsprocessen bij Linku. Eindelijk antwoord op je vraag: wat zijn handige online tools voor ondernemers.

We krijgen als bureau vaak de vraag hoe wij al onze operationele processen hebben ingericht en welke software we gebruiken. Omdat we graag informatie delen én we ruimschoots ervaring hebben met talloze business tools heb ik ze samengevat in deze blog.

Ik presenteer 10 nuttige tools en werkwijzen die je duizenden euro’s per jaar kunnen besparen in tijd en geld; van administratiepakket tot projectmanagement, van telefonie tot salarisadministratie. Deze tools hebben eraan bijgedragen dat we als organisatie zijn gegroeid en kunnen blijven groeien. Doe er je voordeel mee.

Een aantal van de genoemde links bevatten een referral code. Mocht je overgaan tot aanschaf van de betreffende software ontvangen wij een kleine vergoeding van de aanbieder. Deze tips zijn gebaseerd de tools die wij gebruiken binnen ons bedrijf en de aanbieders zelf hebben geen invloed gehad om te worden opgenomen in dit overzicht.

Vorig jaar zijn we overgestapt van een traditioneel salarisadministratiekantoor naar de SAAS-oplossing Employes. We gebruiken deze tool voor het volledig zelfstandig draaien van de maandelijkse loonrun, het verwerken van alle HR-documenten (bijvoorbeeld arbeidscontracten en beoordelingen) en het bijhouden van vrije dagen en ziektedagen. Kortom één tool voor al onze HR-gerelateerde zaken en salarisadministratie.

Het draaien van de maandelijkse loonrun is een eenvoudig klusje geworden. In vijf tot tien minuten is alles verwerkt, staan de betaalbestanden klaar, zijn de loonstroken direct toegankelijk voor het personeel en worden de loonjournaalposten automatisch verwerkt in ons boekhoudsysteem. Doordat we nu met één tool werken is het hele proces van salarisadministratie efficiënter en minder foutgevoelig geworden. Daarnaast heeft het een gigantische kostenbesparing opgeleverd. En mochten we ondanks het eenvoudige proces toch ergens vragen over hebben, dan staat de helpdesk van Employes altijd voor ons klaar.

Voor het salaris en HR pakket betalen we maandelijks €39 en €6 per medewerker. In de oude situatie betaalden we €13,80 per loonstrook en een jaarlijkse bijdrage van €25 per medewerker. Bij 24 medewerkers waren de kosten €4.574,40 per jaar. Met Employes zijn onze jaarlijkse kosten €2.196.

Voor een digitaal bureau als Linku, dat honderden projecten in beheer heeft, is goede software voor projectmanagement cruciaal. In het verleden hebben we onder andere gewerkt met Jira, Teamwork.com en Asana, maar deze oplossingen hadden toch allemaal verschillende nadelen. Voor ons reden om te starten met een nieuwe marktverkenning waarbij we ruim honderd oplossingen hebben bekeken. De shortlist die daar uit kwam is uitgebreid geïnventariseerd en getest. Inmiddels zijn we sinds 2018 een zeer tevreden gebruiker van de tool Productive.io. Alle medewerkers van Linku gebruiken deze tool dagelijks én ook klanten kunnen toegang krijgen tot hun projecten via dit systeem. De software zelf ervaren we als gebruiksvriendelijk en intuïtief.

Ten slotte beschikt Productive over een zeer uitgebreide API en Single-Sign-On (SSO) ondersteuning.

Voor echte SCRUM-projecten maken we naast Productive nog gebruik van de klassieke boards in Jira. Productive beschikt over een mogelijkheid om te koppelen met Jira. Zelf werken we momenteel hard aan een directe koppeling tussen Productive en ons administratiepakket Moneybird, zodat er uiteindelijk nog meer processen volledig geautomatiseerd kunnen worden afgehandeld. Ook zijn we van plan om onze contactpersonen in Productive te koppelen aan ons telefoonsysteem, waardoor we op onze telefoons kunnen zien wie er belt. Hierdoor hoeven we maar op één plek contactgegevens te verwerken. De uitgebreide API maakt dit soort optimalisaties mogelijk.

De standaard versie kost $12,50 per maand, per gebruiker bij een jaarlijkse betaling. De premium versie kost $20 per maand per gebruiker bij een jaarlijkse betaling. Dat is wat mij betreft erg goedkoop voor essentiële software die alle processen raakt.

Sinds 2009 maken we bij Linku al gebruik van Google Workspace (voorheen G Suite) van Google. E-mail, agendabeheer, documentbeheer (Google Documenten en Google Drive) en videobellen (Google Meet) doen we allemaal met deze software. Al deze tools staan in de cloud van Google, waardoor je zelf dus geen server en serverbeheer nodig hebt. Als beheerder kun je zelf gebruikers beheren en rechten toekennen. De tools zijn beschikbaar via iedere internetverbinding en waar wenselijk te koppelen met je lokale software voor e-mail en agenda, zoals Outlook.

Met Google Documenten kunnen online documenten worden aangemaakt en gedeeld met derden. Als je Word van Microsoft gewend bent is dit in het begin wel even omschakelen, maar na een tijd weet je niet meer beter. Het gelijktijdig samenwerken in documenten werkt snel en krachtig. Zo werkt bij Linku momenteel iedere collega zelf de presentatie van onze twee-wekelijkse interne vergadering bij met zijn of haar onderwerpen. De video conferencing tool Google Meet, is handig voor online vergaderingen met je team of met klanten. Het werkt voor ons net zo prettig als bijvoorbeeld een Teams of Zoom.

Google Drive is erg nuttig voor het delen van documenten en bestanden. We verwerken klantspecifieke bestanden, documenten en designs allemaal in unieke klantmappen. Daarmee staat alles overzichtelijk bij elkaar én in de cloud. Daardoor voorkomen we het zoekwerk in situaties waarbij bestanden hier en daar op verschillende laptops staan.

De kosten van Google Workspace zijn in onze ogen erg laag als je kijk wat je ervoor terug krijgt en zeker in vergelijking met andere oplossingen die beschikbaar zijn in de markt. Deze tool is te gebruiken vanaf €4,68 per gebruiker per maand bij een jaarlijkse betaling.

Al jaren maken we gebruik van Moneybird voor het voeren van onze financiële administratie. Ondanks de groei van onze onderneming voldoet deze oplossing nog steeds voor ons. De applicatie is overal toegankelijk, leest automatisch alle banktransacties in, scant en herkent facturen, werkt met automatische boekingsregels, heeft een geweldige API – waarmee koppelen met derden systemen een eitje is – en een erg fijne gebruikersinterface. En dat voor in onze ogen nog steeds een belachelijk laag maandelijks bedrag. Bij Linku doen we vrijwel alle boekhouding zelf, het versturen van de in- en verkoopfacturen, het boeken van memoriaalposten, ieder kwartaal de btw-aangifte en het jaarlijks samenstellen van de jaarrekening. We hebben onze accountant enkel nog nodig voor wat controles en (fiscaal) advies.

Moneybird is te gebruiken vanaf €12,- per maand. Wij maken gebruik van het pakket waarin alles onbeperkt is te gebruiken, de maandelijkse kosten zijn dan €30,- per maand. Onze accountantskosten, exclusief specifiek advies, zijn inmiddels nog maar zo’n €800 per jaar, wat de totale jaarlijkse kosten €1.160 maakt. Voorheen was dit nog zo’n €5.000 – €5.500 per jaar.

oor interne communicatie maken we gebruik van Slack. Voor als je deze tool nog niet kent: Slack is een webgebaseerde, realtime communicatie-tool die beschikbaar is als applicatie voor desktops/laptops, mobiele apparaten en ook als een web-app. Met Slack kun je chatten, (video)bellen, bestanden versturen en je scherm delen. Kortom, het is een privéchat- en samenwerkingsruimte voor onze werknemers.

Wij gebruiken Slack voor vrijwel al onze interne communicatie, maar ook op projectniveau wordt er intern overlegd via deze tool. Het is voor ons voor een groot deel de vervanging van de communicatie die voorheen via e-mail ging of communicatie waarvoor je vroeger even langs liep bij een collega. Ook is het mogelijk om externen toegang te geven tot bepaalde onderdelen. Dat kan handig zijn als je aan een bepaald project werkt waar je ook regelmatig overleg hebt met mensen van buiten je organisatie. Een ander voordeel is dat je Slack ook kunt integreren met een verscheidenheid aan tools. Zo komen onze helpdesk vragen, voicemails en leads geautomatiseerd binnen op verschillende Slack-kanalen. Workflow Builder van Slack maakt het mogelijk om processen te automatiseren, zonder dat er code aan te pas hoeft te komen. Dit kan dus ook werken voor bedrijven waar geen ontwikkelaars werken. Elk kanaal kun je uitbreiden met geautomatiseerde processen. Wij gebruiken het bijvoorbeeld ter voorbereiding op onze tweewekelijkse vergadering, bijwerken van onze sales-funnel, nieuwe blog-aanvragen in te dienen of om collega’s welkom te heten wanneer zij zich aanmelden bij een kanaal.

Het gebruik van dit systeem kost €6,25 per gebruiker per maand bij een jaarlijkse betaling.

Een traditionele telefooncentrale gebruiken we bij Linku al jaren niet meer. We bellen met aanbieder Maxitel via VoIP, waarmee de telefooncentrale volledig in de cloud staat. Op kantoor is deze centrale gekoppeld met diverse vaste toestellen en handhelds.

Toen tijdens de eerste corona epidemie iedereen thuis moest werken én we tegelijkertijd weer behoorlijk groeiden in ons personeelsbestand, hebben we onze telefonie-oplossing verder ingericht. Als mensen naar ons algemene nummer bellen krijgen ze eerst een welkomstboodschap te horen. Vervolgens worden ze doorgeschakeld naar een aantal van onze collega’s. Is er niemand van deze collega’s beschikbaar dan wordt er automatisch ook doorgeschakeld naar de achterwacht (een aantal andere collega’s die normaal gesproken niet als eerste aanspreekpunt fungeren). Als het wachten even duurt, kan een beller er ook voor kiezen om een voicemail achter te laten. Een aantal collega’s hebben ook een direct vast nummer, met name handig voor opdrachtgevers die direct met hun projectmanager schakelen. Is de projectmanager niet in de gelegenheid de telefoon op te nemen; dan kan een opdrachtgever kiezen om een boodschap in te spreken of door te schakelen naar ons algemene nummer. Al deze flows zijn door ons zelf te beheren en in te stellen. Op deze manier waren we ook gewoon bereikbaar tijdens onze werkvakantie op Ibiza (2019) of Moreira (2018).

Ondanks dat leverancier Maxitel een eigen app aanbiedt, maken wij voor het bellen zelf gebruik van de Bria app van Counterpath. Deze app heeft nét wat meer mogelijkheden dan de standaard app en wordt door de collega’s gebruikt op hun mobiele telefoon en hun laptop.

Voor het gebruik van Maxitel betaal je €1,55 per maand per gebruiker. Dit is inclusief telefoonboek, wachtmuziek, wachtrijen, keuzemenu’s, tijdcondities, doorschakelen en nog veel meer opties. Per telefoonnummer betaal je €2,25 per maand. Echter, nummerreeksen zijn aanzienlijk goedkoper. Daarbovenop komen de belkosten op basis van gemaakte belminuten. Voor het gebruik van de Bria app betalen we $4,95 per maand per gebruiker.

Iedere offerte wordt door ons uiteraard met veel zorg en specifiek voor een klant samengesteld. Er zijn altijd teksten die (deels) mogen terugkomen in meerdere offertes. Natuurlijk kun je handmatig gaan copy-pasten, maar er bestaan altijd een kans dat er dan slordigheden worden gemaakt. Daarom maken we gebruik van PandaDoc.

Door middel van drag-and-drop kunnen teksten in een offerte worden gesleept, prijstabellen worden ingevoegd en worden klantnamen automatisch op de juiste plaats gezet. Nooit meert slordigheden en 75% van je offerte staat in een paar klikken. Als de offerte eenmaal is verstuurd, kun je exact bijhouden of de offerte al bekeken is en welke onderdelen zijn bekeken. Mocht een klant nog vragen of opmerkingen hebben, kan hij deze als opmerking toevoegen aan het document. En als de opdracht akkoord is, kan deze direct digitaal worden getekend met een eSignature. Uiteraard kan PandaDoc, naast offertes, voor alle type documenten worden gebruikt zoals contracten, SLA’s, verwerkersovereenkomsten etc.

Vanaf $19 per maand per gebruiker. Bij Linku maken we gebruik van het Business-pakket. Daarvan zijn de kosten $49 per maand.

Nieuwe klanten van Linku benaderen ons vaak rechtstreeks, ze kennen ons bedrijf of een relatie heeft ons aanbevolen. Om te zien welke bedrijven onze website bezoeken maken we gebruik van de leadgeneratiesoftware Leadinfo. De software herkent bedrijven die onze website bezoeken. In een dashboard wordt alles vervolgens op een overzichtelijke manier weergegeven. Leadinfo toont de pagina’s die zijn bezocht, bedrijfsgegevens, maar ook e-mailadressen en LinkedIn-profielen. Ook kunnen we bedrijven zelf categoriseren door middel van tags of kunnen we notities plaatsen. Hoewel wij zelf geen actieve acquisitie voeren op basis van deze informatie, geeft het ons wel veel inzicht.

Mocht je er over twijfelen of Leadinfo legaal is te gebruiken onder de AVG/GDPR, het antwoord is ja. Wel dien je het te vermelden in de privacyverklaring op je website. Verdere toelichting met betrekking tot AVG/GDPR is te lezen op hun website.

De kosten van Leadinfo zijn afhankelijk van het aantal herkende bedrijven per maand en starten bij €29 per maand. Wil je Leadinfo vrijblijvend 14 dagen op proef nemen, neem dan contact met ons op en we regelen dat voor je in.

Met honderden websites, servers, online tools en applicaties hebben we bij Linku ook te maken met honderden gebruikersnamen en wachtwoorden. Om dat te beheren maken we bij Linku gebruik van het systeem voor wachtwoordmanagement 1Password. Dit systeem stopt alle wachtwoorden in een digitale kluis en beveiligt ze met een overkoepelend wachtwoord. Daarmee hoeven we maar één wachtwoord te onthouden om toegang te krijgen tot al onze accounts.

Wachtwoordsystemen hebben de mogelijkheid om de inloggegevens in te voeren bij websites. Dit beschermt je al tegen veel phishing-aanvallen. Daarnaast kun je dit systeem ook gebruiken om notities op te slaan, zoals inlogcodes, geheime sleutels en antwoorden op geheime vragen. Bij Linku heeft iedereen een eigen 1Password-omgeving waarin persoonlijke wachtwoorden kunnen worden beheerd. Binnen de zakelijke oplossing van 1Password kunnen wachtwoorden ook met elkaar worden gedeeld: 1-op-1 of in groepen. Op deze manier heeft iedereen toegang tot de voor hen relevante gegevens. En komt er een medewerker in dienst óf gaat er eentje uit dienst; met een druk op de knop worden de juiste autorisaties toegevoegd of verwijderd.

De kosten voor 1Password business zijn $7,99 per maand per gebruiker. Familieleden van gebruikers kunnen daarmee tevens gratis gebruik maken van 1Password.

Oké, deze tool is wellicht niet voor ieder bedrijf van toepassing, maar wel voor de collega grafische en digitale bureaus. InVision is voor onze klanten een heel gebruiksvriendelijke tool om feedback te geven op de wireframes, het design of zelf een prototype van hun nieuwe website of applicatie. Wij sturen onze opdrachtgevers een link waarmee zij de wireframes, het design of het prototype in de online tool kunnen openen. Hiermee krijgen ze direct een goede indruk van look-and-feel in de browser. De klant kan vervolgens eventueel feedback geven die onze UX/UI designers in een volgende fase kunnen verwerken.

Je hebt een gratis versie, maar voor een ongelimiteerd aantal projecten betaal je minstens $7,95 per maand per gebruiker.

Ik hoop je met deze blog inspiratie te hebben gegeven met welke software je bepaalde bedrijfsprocessen inregelt. De genoemde business tools werken voor ons digitale bureau Linku uitstekend, maar zijn ook toe te passen binnen andere branches.