De voordelen van het overstappen van papier naar digitaal

Veel dingen in ons leven zijn al digitaal, mede dankzij onze smartphones. Ook groeien de mogelijkheden van AI om ons werk te automatiseren. Soms zijn we echter zo vertrouwd met papierwerk dat we niet eens nadenken over digitale opties. Dat hoeft natuurlijk geen probleem te zijn. Zelf schrijf ik mijn boodschappenlijstje het liefste uit op een stukje papier. Ik heb geen ‘slimme app’ nodig om me daarbij te helpen. Dat ik af en toe iets vergeet, dat neem ik voor lief. Het papiertje heeft zijn charme! In een werksituatie ligt dit anders.

Op de werkvloer spelen andere belangen. Wanneer je op je werk iets vergeet, kan dat pijnlijke gevolgen hebben. En misschien nog wel belangrijker, tijd=geld. Werken met papier kost meer tijd dan digitaal werken. Denk aan de tijd die je steekt in het bewerken, overzetten, sorteren en opzoeken van informatie op papier. Digitaal doe je dat met een muisklik.

Meerdere onderzoeken wijzen uit dat werknemers tot wel 20% van hun werktijd bezig zijn met het opzoeken van informatie. Dat is een dure bezigheid! Door digitaal te werken en je bedrijfsprocessen te optimaliseren, kan dit percentage aanzienlijk worden verlaagd. Stel je voor. Al bespaar je maar kwartiertje per werkdag aan zoekwerk, over een jaar komt dat neer op ongeveer 65 uur. Besparen tien collega’s een kwartier per dag, dan spreek je over 650 uur per jaar. Zo zie je, zelfs dat ene kwartiertje telt op in het grote plaatje.

Digitaal werken kent nog meer voordelen. Hieronder licht ik er een aantal toe:

Goede en juiste gegevens helpen ons om ons werk goed te doen. Werk je op papier, dan loop je altijd het risico dat belangrijke informatie verkeerd (of helemaal niet) wordt opgeschreven. Er is immers geen controle. Ook wanneer je papieren documenten handmatig overzet in een digitaal systeem, ligt een fout altijd op de loer. En dan hebben we het nog niet over het handschrift van je collega’s, de ene beter leesbaar dan de andere. Daarbovenop werkt iedereen op zijn of haar eigen manier. Met een pen in de hand ben je vrij om te schrijven wat je wilt, het hoeft niet binnen de lijntjes. Het gevolg is dat iedereen een eigen twist geeft aan dataverwerking. Een consistente werkwijze ontbreekt.

Door digitaal te werken verhoog je de kwaliteit van je gegevens aanzienlijk. Automatische controle en validatie zorgen ervoor dat je informatie alleen op de juiste manier kan verwerken. Vergeet je iets of maak je een fout? Dan geeft het systeem dat aan. Wanneer je gegevens direct digitaal verwerkt in bijvoorbeeld een website, app of webapplicatie, is ‘overzetten van papier naar digitaal’ ook niet meer aan de orde. Alles staat direct, juist en volledig op de goede plek. Je informatie is gestandaardiseerd.

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat een digitale transformatie is ondergaan, is Visser Contactlenzen. Werknemers van dit bedrijf verwerkten cliëntgegevens eerst in papieren dossiers, maar werken nu in een volledig maatwerk beheersysteem. Informatie wordt nu consistent verwerkt en consulten nemen minder tijd in beslag, waardoor er meer cliënten geholpen kunnen worden binnen dezelfde tijd.

Alles wat je met papieren informatie wilt doen, moet handmatig. Dit kost veel tijd en beperkt je enorm in het uitwisselen van informatie met andere systemen en partijen.

Een digitale oplossing biedt vele oplossingen voor integratie, zowel intern als extern. Door digitale systemen te koppelen (met bv. een api-koppeling) automatiseer je de informatiestromen in je bedrijf. Denk aan bestellingen die automatisch naar je facturatiesysteem worden gestuurd, inschrijvingen die automatisch in je CRM-systeem terechtkomen of salarisadministratie dat gekoppeld staat met het uitbetalingssysteem. Je optimaliseert je informatie-uitwisseling door papierloos te werken.

Papier is fysiek en ligt op een plek. Informatie opzoeken? Stroop je mouwen maar vast op. Waar op kantoor moet je zijn? Welk archief? Welk document? Ligt het toch in de andere vestiging? Tijdrovende vragen. Daarnaast is beschadiging onvermijdelijk door gebruik, een ongeluk (brand, omgestoten koffie) en verwering door de jaren heen. Papieren informatie is schadegevoelig en vaak buiten direct bereik.

Digitale informatie is toegankelijker, zeker wanneer deze online beschikbaar is. Het delen en opzoeken van informatie is makkelijker en niet meer locatiegebonden. Dat maakt het werken buiten kantoor ook mogelijk. Denk aan thuiswerken, maar ook het werken op locatie. Wanneer je informatie online beschikbaar hebt, is elke locatie een potentiële werkplek. Én op elk tijdstip, dankzij realtime dataverwerking.

Een mooi voorbeeld van deze voordelen is terug te vinden in de case van Walker Fire. Dit bedrijf verzorgt brandveiligheidsinspecties die worden uitgevoerd door inspecteurs op locatie. Eerst werden papieren checklists ingevuld. Nu gebruiken de inspecteurs een app waarin ze een digitaal stappenplan doorlopen. Zodra de app verbinding maakt met het internet wordt nieuwe informatie uitgewisseld. De checklists worden automatisch ingeladen en hoeven dus niet meer geprint te worden. Na een inspectie hoeven ze ook niet meer handmatig te worden overgetypt in het beheersysteem. Een complete tussenlaag aan administratie en printwerk is weggewerkt met de app. Walker Fire bespaart zo meerdere fte’s in de administratie-afdeling.

Informatie op papier staat vast. Je kunt het opbergen, bewaren en inzien. Bewerken is beperkt mogelijk en wordt al gauw een rommeltje.

Met digitale informatie gaat er een wereld van mogelijkheden open. Je kunt data bewerken, verplaatsen, combineren, splitsen, kopiëren, plakken, importeren, exporteren, filter, sorteren etc. Je hebt opties om meer met je informatie te doen en administratieve taken sneller uit te voeren. Met bewerkgeschiedenis zie je bovendien wanneer er wijzigingen zijn geweest, waar deze uit bestaan en wie deze heeft uitgevoerd. Digitaal werken geeft je dus totale controle over je data.

De veiligheid van gevoelige gegevens moet je kunnen garanderen. Dit is moeilijk in een situatie waarin gegevens op papier worden bijgehouden. Een papiertje raak je zo kwijt. Daarnaast kan onjuiste of gedateerde informatie ook onveilige situaties opleveren. Verouderde informatie moet je actief vernietigen.

De angst bij het digitale werken is het risico op datalekken en hacks. Die angst is gepast, maar met voldoende aandacht is digitale informatie veiliger te beheren dan papieren informatie. Hierbij zijn twee factoren van belang:

Uit de Papierloos Werken Monitor 2020 van Fellow Digitals blijkt dat veel bedrijven wel papierloos willen werken, maar dat het initiatief toch vaak uitblijft. Dat is zonde. De voordelen zijn duidelijk. De overstap van papier naar digitaal werkt zowel winstgevend als kostenbesparend. Je bespaart tijd, versnelt bedrijfsprocessen en verbetert je dienstverlening. Digitalisering vraagt om de durf om alles om te gooien, maar beloont zich bijna altijd in een beter toekomstperspectief voor je bedrijf. Je investering verdient zich terug.