8 kansrijke voordelen van digitali­sering

In de moderne wereld zijn technologieën als het internet en de sociale media niet meer weg te denken. Tien jaar geleden had nog maar een enkeling een smartphone, nu bevinden we ons binnen enkele seconden op het web om social media te checken, de mail te bekijken of een overschrijving te doen via een online bankieren app. Deze transformatie kan beschreven worden als digitalisering.

Digitalisering is de transitie van informatie naar een digitale vorm. Deze digitale vorm gebruik je in elektronische apparaten, zoals computers en smartphones. We benaderen digitalisering op drie niveaus: gegevens, procedures of de samenleving in het algemeen.

In dit blog concentreren we ons op het digitaliseren van procedures en welke voordelen dat oplevert voor bedrijven en instanties.

De voordelen van digitaal werken zijn interessant voor iedereen.

Je hebt één document nodig uit het enorme archief en dit kost uren zoekwerk. Door digitalisering kunnen deze documenten overzichtelijk worden opgeslagen en kan je moeite besparen door simpelweg in de zoekfunctie de naam van het document in te voeren. Dit is ook een van de grootste motieven geweest achter het idee van digitalisering, aangezien tijd tegenwoordig steeds kostbaarder is voor mensen en bedrijven.

Naast het opzoeken, kunnen nieuwe gegevens ook sneller worden verwerkt. Wanneer werknemers administratieve gegevens direct verwerken in bijvoorbeeld een webapplicatie, is deze informatie direct beschikbaar voor andere personen in het bedrijf. Hierdoor kan de volgende stap, bijvoorbeeld het versturen van een factuur of het verzenden van een bestelling, sneller worden opgepakt met een betere dienstverlening als resultaat.

Een goed voorbeeld van dit voordeel is herkenbaar in de digitalisering die we hebben gerealiseerd voor Visser Contactlenzen.

Eveneens is de digitale opkomst vanuit duurzaam oogpunt zeer voordelig en een ander voordeel van digitalisering. Het gebruik van printers daalt, omdat informatie wordt omgezet naar elektrische vorm. Papier verliest zijn waarde en wordt bespaard. Het is een cliché verhaal, maar hierdoor worden minder bomen gekapt en zorgen we voor behoud van onze natuur.

Een potentieel nadeel van digitalisering is de toenemende vraag aan servers en de impact daarvan op onze natuur. Het onderhouden van al onze digitale informatie vraagt om steeds meer technische rekenkracht. Het is belangrijk dat we duurzaamheid hierin niet uit het oog verliezen.

Digitaal werken is niet gebonden aan locatie. Dat maakt werken op afstand of thuiswerken makkelijker. Door de opkomst van de Cloud kunnen documenten en applicaties overal gebruikt worden. Ook is digitaal vergaderen de nieuwe standaard. Dankzij deze ontwikkelingen is thuiswerken inmiddels een vast onderdeel van onze werkcultuur. En voor velen betekent dit een flinke besparing in reistijd, waardoor je meer tijd overhoudt voor werk en privé.

De Cloud biedt ook mogelijkheden voor werken op locatie. Via een mobiele verbinding verstuur je gegevens direct naar kantoor, zonder enige tussenkomst van administratief personeel. Een goed voorbeeld hiervan is te vinden bij Walker Fire. Voor dit bedrijf hebben we een app ontwikkeld waarmee monteurs inspecties verwerken op locatie.

Ook niet te vergeten. Wanneer afstand geen issue meer is, is de weg vrij voor een betere samenwerking en afstemming tussen vestigingen.

Voor bedrijven die complexe data verwerken, biedt digitalisering mogelijkheden om informatie beter te visualiseren. In tegenstelling tot papier waar je vastzit aan één format, bieden applicaties vaak opties om de weergave van informatie aan te passen. Het toevoegen of verwijderen van een kolom, het aanpassen van een periode, of het weergeven in tabel- of grafiekvorm. Met een uitgebreide applicatie heb je controle over je informatie.

Binnen en buiten je bedrijf hebben verschillende stakeholders ieder behoefte aan andere informatie. Aan de hand van digitalisering kun je informatie filteren, zodat iedere werknemer of klant alleen de data te zien krijgt die relevant is voor hem of haar. Vanuit veiligheidsperspectief scherm je zo gegevens af voor onbevoegden, en op het gebied van relevantie voorkom je zo een information overload bij de betreffende stakeholder.

Een ander voordeel van digitalisering, is gerichte communicatie. Bijvoorbeeld richting de klant of personeel. Met gericht adverteren, persoonlijke e-mails, pushmeldingen en het gebruik van social media kunnen bedrijven makkelijker nieuwe klanten trekken. Eveneens zijn er technologieën beschikbaar waarmee bedrijven hun klanten beter leren kennen. Deze kennis gebruik je om zowel nieuwe klanten te werven, als bestaande klanten waardevoller te maken. Een van die technieken is marketing automation.

Marketing automation is een combinatie van technieken waarbij je klanten benaderd op basis van hun online gedrag tegenover je bedrijf. Denk aan upsell mails met producten op basis van een aankoop, of een kortingscode voor een klant die jarig is. Grote bedrijven als Bol.com en Coolblue zijn hier actief mee bezig.

Een computer maakt in principe geen fouten zolang deze goed is ingesteld. Dat is wat anders bij menselijke handelingen, want deze zijn gevoelig voor foutjes. Met het digitaliseren van mensenwerk, voorkom je slordigheden. Dankzij digitalisering is automatische controle ook mogelijk. Dit kan al zo simpel zijn als een formulier dat je vertelt welke velden nog ingevuld moeten worden, of dat het e-mailadres op een verkeerde manier is geformuleerd.

Een goed voorbeeld van digitalisering waarbij het voorkomen van fouten essentieel is, is de applicatie ChemRADE. Met deze applicatie berekenen bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen hoeveel risico ze lopen wanneer ze bepaalde activiteiten uitvoeren. De berekeningen worden gemaakt op basis van omgeving, de werksituatie en de betreffende stoffen. Voor het bestaan van ChemRADE werden al deze berekeningen met de hand gedaan, wat een tijdrovend werk was en waarbij het maken van foutjes levensbedreigende risico’s kon opleveren.

Bij het gebruik van meerdere digitale systemen kan het nuttig zijn om verder te digitaliseren door ze met elkaar te verbinden. Met het maken van API-koppelingen en Middleware stel je digitale systemen in staat met elkaar te communiceren. Gegevens worden op deze manier automatisch opgevraagd en verwerkt. Dit heeft vaak als resultaat dat mensenwerk uit handen wordt genomen, gegevens hoeven namelijk niet meer handmatig van het ene systeem in het andere systeem ingevoerd te worden. De API-koppeling vormt de automatische schakel die daartussen zit.

Voor organisaties is het digitaliseren van werkzaamheden een grote uitdaging. Het heeft een grote impact op een bedrijf en de manier waarop het bedrijf werkt. Een herstructurering vraagt veel van de werknemers en kan dus mogelijk leiden tot tegenstand. Mogelijk zien werknemers het niet zitten om hun manier van werken aan te passen, of er bestaat angst dat hun werk vervangen wordt.

Daarnaast hangt er ook een kostenplaatje aan digitalisering. Het blijft een investering waarbij je de kosten moet afwegen tegen de verwachte winsten. Deze winsten komen vaak tot uiting in tijdsbesparing, een betere dienstverlening en een effectievere werkwijze. Wegen deze winsten op de lange termijn op tegen de kosten? Dat is een vraag waar wij je wellicht bij kunnen helpen.

Zoals je misschien tussen de regels door hebt gelezen, houden wij ons bezig met de ontwikkeling van apps, applicaties en websites waarmee we digitalisering realiseren bij organisaties. Benieuwd of wij je kunnen helpen? We gaan graag vrijblijvend in gesprek!