• TrophyWebbureau met 10+ jaar ervaring
  • HouseWij maken websites, apps en webapplicaties
  • MedalWinnaar FD Gazellen 2019!
  • Page 1Specialist in digitale automatisering
  • Google+ icon4.9 ★★★★★ Klantbeoordeling
Check

Voordelen van digitalisering

Digitalisering biedt bedrijven de kans om nieuwe markten aan te boren en bedrijfsprocessen te digitaliseren. Wat zijn de voor- en nadelen?

Wat is digitalisering?

In de moderne wereld zijn technologieën als het internet en de sociale media niet meer weg te denken. Tien jaar geleden had nog maar een enkeling een smartphone, nu bevinden we ons binnen enkele seconden op het web om social media te checken, de mail te bekijken of een overschrijving te doen via een online bankieren app. Deze transformatie kan beschreven worden als digitalisering.

Met digitalisering wordt de overgang van informatie naar een digitale vorm bedoeld. Dit betekent in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten, zoals computers en smartphones. Het kan hierbij gaan over gegevens zelf, de bijbehorende procedures of de samenleving in het algemeen. Het digitaliseren van gegevens  zijn digitale fotografie of het scannen van bestaande foto’s en documenten. Naast tastbare producten kunnen ook procedures gedigitaliseerd worden. Hierin liggen vooral kansen voor bedrijven. Het digitaliseren van procedures komt vaak neer op het vervangen van papierwerk en het overgaan op digitale alternatieven. Hierbij wordt informatie direct digitaal verwerkt via software en applicaties.

Digitalisering als term wordt ook gebruikt om de ontwikkelingen in de samenleving of maatschappij aan te geven. Dit heeft te maken met het toenemend gebruik van digitale informatie en apparaten. Denk aan het gebruik van apps voor allerlei activiteiten in ons dagelijkse leven. We praten met elkaar via WhatsApp, sturen betaalverzoeken met een Tikkie en checken het laatste nieuws terwijl we op de trein wachten.

De voordelen van digitalisering

Op elk gebied in onze samenleving komt digitalisering voor. Ook voor bedrijven zijn er meerdere voordelen te ontdekken.

1. Tijds- en kostenbesparing

Je hebt één document nodig uit het enorme archief en dit kost uren zoekwerk. Door digitalisering kunnen deze documenten overzichtelijk worden opgeslagen en kan je moeite besparen door simpelweg in de zoekfunctie de naam van het document in te voeren. Dit is ook een van de grootste motieven geweest achter het idee van digitalisering, aangezien tijd tegenwoordig steeds kostbaarder is voor mensen en bedrijven.

Naast het opzoeken, kunnen nieuwe gegevens ook sneller worden verwerkt. Wanneer werknemers administratieve gegevens direct verwerken in bijvoorbeeld een webapplicatie, is deze informatie direct beschikbaar voor andere personen in het bedrijf. Hierdoor kan de volgende stap, bijvoorbeeld het versturen van een factuur of het verzenden van een bestelling, sneller worden opgepakt met een betere dienstverlening als resultaat.

Een goed voorbeeld van dit voordeel is herkenbaar in de digitalisering die we hebben gerealiseerd voor Visser Contactlenzen.

Voorbeeld van tijdsbesparing door digitalisering

Van papierwerk naar digitaal met een applicatie
Afbeelding voor Van papier naar digitaal met een webapplicatie voor Visser Contactlenzen
Next lineVan papier naar digitaal met een webapplicatie voor Visser Contactlenzen

2. Groen goed doen

Eveneens is de digitale opkomst vanuit duurzaam oogpunt zeer voordelig en een ander voordeel van digitalisering. Het gebruik van printers daalt, omdat informatie wordt omgezet naar elektrische vorm. Papier verliest zijn waarde en wordt bespaard. Het is een cliché verhaal, maar hierdoor worden minder bomen gekapt en zorgen we voor behoud van onze natuur.

3. Altijd en overal bereikbaar

Digitalisering betekent ook dat thuiswerken makkelijker is. Vanaf thuis kun je gemakkelijk zaken regelen, omdat dat belangrijke document ook via de computer gelezen kan worden. Door de opkomst van de Cloud kunnen documenten overal gebruikt worden. Ook kunnen meetings digitaal gehouden worden. Door dit soort ontwikkelen beslissen mensen makkelijker thuis te werken en door de besparing van een paar uur reizen per dag, wordt het huishouden ook beter onderhouden.

De Cloud biedt ook mogelijkheden voor werk dat op locatie uitgevoerd moet worden. Via een mobiele verbinding kunnen gegevens direct worden verstuurd naar het kantoor, zonder enige tussenkomst van administratief personeel. Op deze manier hebben we bijvoorbeeld voor het bedrijf Walker Fire een app ontwikkeld waarmee monteurs op locatie hun inspecties kunnen verwerken.

Voorbeeld werken via de cloud

Tijd en kosten besparen met een app
Afbeelding voor Inspecties brandveiligheid beter én veiliger met een kostenbesparende app
Next lineInspecties brandveiligheid beter én veiliger met een kostenbesparende app

Naast de mogelijkheid van thuiswerken en digitale meetings zijn er nog meer voordelen van digitalisering binnen de industrie. Zo is het door de digitale opkomst mogelijk voor internationale bedrijven om wereldwijd CRM systemen te hebben. Dit een internationale business in staat gemakkelijker en sneller inzicht te verkrijgen van vestigingen van het bedrijf, en eveneens met alle snelheid communiceren tussen vestigingen over de hele wereld.

4. Eenvoudiger weergeven van complexe informatie

Voor bedrijven die veel complexe data verwerken biedt digitalisering mogelijkheden informatie op verschillende manieren te visualiseren. In tegenstelling tot papier waar je vastzit aan één format, bieden applicaties vaak opties om de weergave van informatie aan te passen. Het toevoegen of verwijderen van een kolom, het aanpassen van een periode, of het weergeven in tabel- of grafiekvorm. Met een uitgebreide applicatie heb je controle over je informatie.

5. Afschermen gegevens met digitale rollen

Binnen en buiten je bedrijf hebben verschillende stakeholders ieder behoefte aan andere informatie. Aan de hand van digitalisering kun je informatie filteren, zodat iedere werknemer of klant alleen de data te zien krijgt die relevant is voor hem of haar. Vanuit veiligheidsperspectief scherm je zo gegevens af voor onbevoegden, en op het gebied van relevantie voorkom je zo een information overload bij de betreffende stakeholder.

6. Gerichte en geautomatiseerde communicatie

Een ander voordeel van digitalisering voor bedrijven zijn de mogelijkheden om klanten beter gerichter te bereiken. Met gericht adverteren, persoonlijke e-mails, pushmeldingen en het gebruik van social media kunnen bedrijven makkelijker nieuwe klanten trekken. Eveneens zijn er technologieën beschikbaar waarmee bedrijven hun klanten beter leren kennen. Deze kennis kun je gebruiken om zowel nieuwe klanten te werven als bestaande klanten waardevoller te maken. Een van die technieken is marketing automation.

Marketing automation is een combinatie van technieken waarbij je klanten benaderd op basis van hun online gedrag tegenover je bedrijf. Denk aan upsell mails met producten op basis van een aankoop, of een kortingscode voor een klant die jarig is. Grote bedrijven als Bol.com zijn al langer actief bezig met dit soort technieken. Meer weten? Bekijk onze video over marketing automation.

7. Minder menselijke fouten en makkelijkere controle

Een computer maakt in principe geen fouten zolang deze goed is ingesteld. Dat is wat anders bij menselijke handelingen, want deze zijn gevoeliger voor foutjes. Wanneer mensenwerk vervangen wordt door digitale alternatieven, betekent dit vaak dat slordigheden worden voorkomen. Dankzij digitalisering is automatische controle ook mogelijk. Dit kan al zo simpel zijn als een formulier dat je vertelt welke velden nog ingevuld moeten worden, of dat het e-mailadres op een verkeerde manier is geformuleerd.

Een goed voorbeeld van digitalisering waarbij het voorkomen van fouten essentieel is, is de applicatie ChemRADE. Met deze applicatie die we hebben gerealiseerd, berekenen bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen hoeveel risico ze lopen wanneer ze bepaalde activiteiten uitvoeren. De berekeningen worden gemaakt op basis van omgeving, de werksituatie en de betreffende stoffen. Bij het invoeren van deze gegevens berekent de applicatie welke risico’s er bestaan, en wat er moet gebeuren (bv. benodigde kleding) om goed en veilig te werk te kunnen gaan.Voor het bestaan van ChemRADE werden al deze berekeningen met de hand gedaan, wat een tijdrovend werk was en waarbij het maken van foutjes levensbedreigende risico’s kon opleveren.

8. Verdere tijdsbesparing met het koppelen van systemen

Bij het gebruik van meerdere digitale systemen kan het nuttig zijn om verder te digitaliseren door ze met elkaar te verbinden. Met het maken van API-koppelingen stel je digitale systemen in staat met elkaar te communiceren. Gegevens worden op deze manier automatisch opgevraagd en verwerkt. Dit heeft vaak als resultaat dat mensenwerk uit handen wordt genomen, gegevens hoeven namelijk niet meer handmatig van het ene systeem in het andere systeem ingevoerd te worden. De API-koppeling vormt de automatische schakel die daartussen zit.

Uitdagingen van digitalisering

Voor organisaties kan het digitaliseren van werkzaamheden een grote uitdaging zijn. Vaak heeft digitalisering een grote impact op een bedrijf en de manier waarop het bedrijf werkt. Een herstructurering vraagt veel van de werknemers en kan dus mogelijk leiden tot tegenstand. Mogelijk zien werknemers het niet zitten om hun manier van werken aan te passen, of zijn ze bang dat hun functie vervangen wordt.

Daarnaast hangt er ook een groot kostenplaatje aan grootschalige digitalisering. Het blijft een investering waarbij je de kosten moet afwegen tegen de verwachte winsten. Deze winsten komen vaak tot uiting in tijdsbesparing, een betere dienstverlening en een effectievere werkwijze. Wegen deze winsten op de lange termijn op tegen de kosten? Dat is een vraag waar wij je wellicht bij kunnen helpen.

Digitalisering bij webbureau Linku

Zoals je misschien tussen de regels door hebt gelezen, houden wij ons bezig met de ontwikkeling van apps, applicaties en websites waarmee we digitalisering realiseren bij organisaties. Benieuwd of wij je kunnen helpen? We gaan graag vrijblijvend in gesprek!

Stuur ons een bericht Next line
Geert

Direct contact? Geert helpt je graag.