Workation
Workation ’22: op naar Kroatië
Workation ’23: werk, teambuilding en plezier in Barcelona
Eind september 2023 was het weer zover: de jaarlijkse Linku-workation. Deze 5e editie bood een perfecte mix van werk, sfeer en plezier. In deze terugblik kijken we terug op wat deze editie zo succesvol maakte.
Geschreven door Koen
Workation in een notendop
Tijdens de workation leveren we ons kantoor in voor een luxe villa in het buitenland die in alle gemakken voorziet. Met de laptop onder de arm vertrekken we met het team voor een week naar een zonnig oord. Hier leven én werken we samen. Zo trekken we onszelf uit de dagelijkse sleur en bouwen we aan onze teamrelatie.
Onderdeel van de Linku-cultuur
Bij Linku hebben we inmiddels 5 workations achter de rug. Het is een onderdeel van onze cultuur en we delen onze ervaringen graag met andere bedrijven die aan de workation willen proeven.
Ons advies: doe het, maar doe het goed!
Als je benieuwd bent naar een dag-tot-dag inzicht van een workation, check dan het verslag Kroatië of een van de andere workations. Of check direct de aftermovie onderaan. In dit blog duiken we in de aspecten die de Barça-workation voor ons tot een succes maken.
Dit maakt een goede bedrijfsworkation
De perfecte workation is een combinatie van locatie, planning, organisatie, productiviteit en teamsfeer. Om dit te garanderen kiezen wij ervoor om alles zelf te regelen.
1. De locatie
Casa Vila Reyes nabij Barcelona was een perfecte locatie. Waarom?
- Één villa ingericht voor een groot team. De losse villa’s in Kroatië vorig jaar zorgden voor meer verdeeldheid.
- Ruime tweepersoonskamers met losse bedden en airconditioning. Niet meer dan 4 personen per badkamer.
- Genoeg werkplekken om zowel samen te werken als jezelf af te zonderen.
- Veel vertier voor na het werk: groot zwembad, basketbalveld, voetbalveld, pooltafel, voetbaltafel, tafeltennistafel, piano.
- Zeer mooie ligging in een rustige woonwijk op 15 minuten lopen van het strand.
- Perfect weer met stralende Spaanse zon tussen de 24 en 27 graden.
- Complete keuken waarmee je grote groepen kunt voorzien. Voldoende koelkastruimte, twee afwasmachines en een eigen biertap.
- Voldoende supermarkten in de buurt. De lokale bakker bracht ’s ochtends vers brood.
- Op 50 minuten rijden van het vliegveld en 25 minuten van Barcelona, dus geen lange reizen.
Voor onze groepsgrootte van 25 voorzag deze locatie dus in alle gemakken. Het lijken details, maar de nuances van een locatie bepalen hoe een team zich beweegt en voelt.
Het feit dat het zwembad afgezonderd was van de villa en de werkplekken, zorgde er bijvoorbeeld voor dat je minder afgeleid raakte door wat anderen doen. Je kon lekker doorwerken en op je eigen moment de ontspanning opzoeken. Probeer dat maar eens als iemand voor je neus een verfrissende duik neemt.
2. De planning
Rondom de planning zijn er 3 belangrijke vragen:
- Wanneer gaan we?
- Hoe lang gaan we?
- Wat gaan we doen?
Wanneer gaan we?
De vraag wanneer beantwoorden we met een simpele datumprikker. We geven hierin geen precieze datums aan, maar periodes van weekend t/m weekend. We weten namelijk nog niet precies waar we naartoe gaan en wat de mogelijkheden zijn rondom locatie en reizen.
De laatste 3 workations vonden telkens plaats eind september. Dit is een rustige periode na de zomervakanties met nog aangename temperaturen in de zuidelijkere oorden.
”Het goede weer, de goede ligging en uitzicht op zee gaven een gevoel van ontspanning.”
Hoe lang gaan we?
De uitdaging vervolgens zit in het bepalen van hoe lang we gaan. Gaan we 7 dagen? Of 5? Vertrekken we op zaterdag? Of zondag?
De ervaring leert dat we geen complete week willen opofferen voor de workation. Zeven dagen is heftig voor de sociale batterij en plaatst meer druk op het thuisfront. Je hebt na deze reis ook wel echt even tijd nodig om bij te komen.
Bij voorkeur vertrekken we op zondag en keren we rond vrijdagavond terug. Dan heb je na de workation een weekend om op te laden en even géén collega te zien.
Uiteindelijk ben je overgeleverd aan de beschikbare vluchten en de prijs hiervan om te voorzien in deze wens. Gelukkig zijn er genoeg betaalbare vluchten naar Barcelona.
Vliegen van en naar Barcelona duurt ongeveer 1:45 uur. We vlogen zondag rond 19:00 uur (met enige vertraging) heen. Op vrijdag rond 19:30 vlogen we terug. Uiteindelijk waren we rond rond middernacht allemaal thuis. Klaar om in ons eigen vertrouwde bedje te duiken.
Deze workation van zondag t/m vrijdag voelde niet te lang en niet te kort, een echte sweet spot.
Wat gaan we doen?
Het idee van de workation is dat we onze gebruikelijke 8 uur per dag maken op werkdagen. Daarbinnen plannen we minder projectwerk (6 uur) om genoeg ruimte over te laten voor o.a. uitloop, (team)overleg, corvee en onvoorziene zaken.
We nemen in de workation altijd een collectieve vrij dag op om een teamactiviteit te doen. Als je een mooie plek bezoekt, wil je deze immers ook verkennen.
Buiten het werk om worden ook activiteiten bedacht, zoals de Linku-quiz op dinsdag en de Barcelona treasure hunt op donderdag, maar we laten ook ruimte voor iedereen om te doen wat ze zelf willen. Een morning run, een duik tijdens de lunch, voetballen, Barcelona verkennen et cetera.
Je zoekt naar een balans tussen activiteit en vrijheid, en die voelde goed met name deze editie. Mede dankzij de organisatie.
3. De organisatie
Na jarenlange ervaring met het organiseren van buitenlandse werkweken, komen we dicht tot de perfecte workation.
- We weten wat de eisen zijn voor een prettige en productieve locatie en hoe we deze kunnen vinden.
- Het Workation-document dat we samenstellen is een uitgebreid naslagwerk met alle belangrijke informatie rondom de workation. Van reisinformatie en huisregels tot telefoonnummers van lokale hulpinstanties, dit document geeft het team antwoord op alle organisatorische vragen.
- Doordat Geert en Thomas (eindbazen van Linku) eerder vertrekken kunnen ze de locatie scouten en eventuele problemen oplossen voordat de groep arriveert.
- We kunnen inmiddels goed inschatten wat de kosten zijn en waar we rekening mee moeten houden.
- De kwaliteit van WiFi is altijd een risico, daarom nemen we accesspoints mee en zetten we ons eigen netwerk op.
- We checken ook koffers in met essentiële kantoortechniek zoals stekkerdozen, verlengsnoeren en een back-up laptop. Al onze toilettassen gaan ook in een losse koffer, dat scheelt in je handbagage.
- We laten het avondeten zoveel mogelijk verzorgen door lokale koks en catering, zodat de groep hier geen omkijken naar heeft. Ook is het uurtarief van een externe kok over het algemeen lager dan het uurtarief waarvoor wij onze dienstverlening aanbieden. Het team laten werken in plaats van koken is dus ook financieel een handige keuze.
Regels? Ja. Een week met je collega’s leven is niet niks. Als organisatie is het belangrijk om een aantal leefregels en verwachtingen op te stellen om de bedrijfsworkation prettig te maken voor iedereen. Bijvoorbeeld de volgende zaken:
- Dit jaar zijn we overgestapt naar een corveelijst waarbij elke dag een vooraf bepaald team verantwoordelijk was voor het tafeldekken, afruimen, afwassen en afvalverwerking. Door dit goed vast te leggen voorkom je oneerlijke situaties en irritatie.
- Door op hetzelfde tijdstip samen te ontbijten, lunchen en dineren trekken we de werkritmes meer naar elkaar toe. Daardoor zijn er minder verschillen tussen collega’s in werktijden en stoppen we aan het einde van de dag grotendeels op hetzelfde moment.
- We hebben geen avondklok, maar vragen wel na 22:00 uur geen harde muziek meer te draaien (ook vanwege buren). Als je later dan 24:00 uur opblijft, mag je niemand tot last zijn. Iedereen moet de volgende ochtend fit kunnen zijn.
De teugels van de organisatie hebben een grote impact op de productiviteit en sfeer in het team. Wederom is het een balans die je moet opzoeken, maar wees niet bang om een gevoel van verantwoording neer te leggen bij het team.
4. De productiviteit
Een goede productiviteit is essentieel om de workation te verantwoorden. Een week niet werken is ‘duurder’ dan de reis zelf. Daarom doen we ons best om ‘gewoon te werken in een ongewone omgeving’. De locatie, organisatie en leefregels die we hanteren haalden dit jaar het beste in ons naar voren.
De workation is een potentiele bron van afleiding. Van technische zaken als slechte WiFi tot collega’s met andere ritmes en werktijden. Ook lonkt de allure van de locatie en omgeving. De productiviteit bewaken is een echte uitdaging.
De ervaring van eerdere jaren ervaring helpt ons een omgeving te creëren die productiviteit bevordert. Alle voorgaande punten dragen hieraan bij. Sterker nog, de laagdrempelige setting zorgt voor een nieuwe dynamiek. Men zoekt elkaar sneller op en kijkt met een verse blik op de dagelijkse werkzaamheden.
Hieruit halen we inzichten en nieuwe samenwerkingen. Deze energie nemen we mee naar kantoor.
”Je zoekt elkaar wat sneller op omdat je in dezelfde setting zit.”
5. Teamsfeer en activiteiten
Een belangrijk aspect van onze bedrijfsworkation is het versterken van de teambanden en het creëren van gezamenlijke herinneringen. Wanneer alles op z’n plek valt tijdens een workation, komt dat de teamsfeer ten goede. De unieke manier van samenwerken zorgt naast nieuwe productiviteit ook voor een betere teamsfeer.
Ook de activiteiten om het werk heen dragen hieraan bij. De jaarlijkse quiz brengt wat gezonde concurrentie en test de kennis die we hebben van elkaar en ons werk.
Onze tijd in Barcelona en de treasure hunt bracht ons op een speelse manier door de stad, waarbij we samenwerkten om de puzzels op te lossen en tegelijkertijd meer te leren over de lokale cultuur en architectuur.
”Iedereen was in een goed humeur waardoor de samenwerking efficiënt verliep 
”
De workation brengt een team dichter bij elkaar. Benieuwd hoe collega’s over de workation denken? Check dan onderstaande video.
Wat kon er toch beter?
Er zijn altijd dingen die beter kunnen. Op sommige zaken heb je invloed, andere kun je niet omheen. Voor het volledige plaatje benoemen we de minpuntjes en zaken waar je rekening mee moet houden:
- Nachtrust
Dit is persoonlijk en komt terug bij elke vorm van reizen. De andere omgeving, het samen slapen en alle impulsen van de dag zorgen bij veel collega’s voor een slechtere nachtrust. Iets om rekening mee te houden. Neem je oordoppen mee!
- Minder late vluchten?
Je bent overgeleverd aan het aanbod, maar bij voorkeur kom je niet later dan 22:00 uur aan op je bestemming. Je kunt dan rustig settelen en nog even genieten van de nieuwe omgeving. Hetzelfde geldt voor de terugvlucht. Je wilt niet te laat terugvliegen, want dat zorgt voor een bedrukt en haastig gevoel. Zeker met de kans op vertraging.
- Niet vliegen?
We kunnen er niet omheen, een vliegreis als deze heeft natuurlijk impact op onze ecologische voetafdruk. Om locaties als Spanje te bereiken binnen een rendabele tijd is dat wel de enige oplossing. Wellicht een keer dichter bij huis?
- Deadlines of livegangen.
Een livegang of deadline brengt een bepaalde druk met zich mee. Je zit nooit te wachten op onvoorziene problemen, maar zeker niet tijdens een workation. Probeer daarom deadlines en livegangen zoveel mogelijk te vermijden tijdens én kort na de workation-week.
- Boodschappen en inventarisatie.
We zijn niks tekort gekomen, maar zonder een duidelijke boodschappenlijst en inventarisatie hadden we soms teveel van het ene en te weinig van het andere. De toiletrolcrisis van woensdagochtend is een goed voorbeeld.
- Minder muggen graag.
Onze benen waren een slagveld.
Thuisblijvers
Het grootste minpunt, of het meest jammere, is dat niet elke collega mee kan op workation.
De eerste workation in 2018 was een spontane reis die we met het hele team van 12 personen ondernamen. Inmiddels is Linku en het team gegroeid naar 34 collega’s. Daarbinnen zijn er meerdere personen die ieder hun eigen reden hebben om niet mee te gaan op workation. Dat is jammer, maar inmiddels onvermijdelijk. Dit jaar hebben de thuisblijvers genoten van een lunch bij restaurant Manna én doken ze tot onze verrassing op in de quiz.
Op naar 2024
De workation van 2023 in Barcelona heeft ons weer waardevolle inzichten en sterke teamverbanden opgeleverd. Terwijl we het succes van deze trip evalueren, richten we onze blik al op de workation van 2024.
Met weer nieuwe lessen en positieve herinneringen, plannen we een volgende editie die wederom de ideale mix van productiviteit en teambuilding biedt. De bestemming is nog onbekend, maar het doel is duidelijk: een effectieve en plezierige werkweek in het buitenland. Op naar een nieuw avontuur!
